10 zasad pisania e-maili, które zawsze otrzymują odpowiedź

Jest to część serii poradników CNET, które pomogą ci dowiedzieć się, jak żyć, pracować i grać teraz, gdy jesteś już dorosły.

Jeśli masz pracę - albo chodzisz do szkoły, albo po prostu oddychasz - w 2017 roku prawdopodobnie polegasz na e-mailach, aby załatwić sprawy. Chociaż prawdopodobnie korzystałeś z poczty e-mail przez większą część swojego życia, wysyłanie wiadomości e-mail do współpracowników i szefów różni się od wysyłania wiadomości do twojej mamy lub twojego bestie.

Piszę maile profesjonalnie dla klientów od około 10 lat. Oto moje najlepsze wskazówki dotyczące otwierania, czytania i odpowiadania za każdym razem.

1. Nie marnuj tematu

Temat jest twoją pierwszą (i czasami ostatnią) szansą, aby ktoś mógł otworzyć twoją pocztę. Nie lamentuj tematem, który mówi "Cześć!" To nic nie mówi czytelnikowi. Jeśli nie znają Cię osobiście, przyjmą, że Twój adres e-mail jest spamem i go usuniesz.

Najlepsza linia tematyczna podsumowuje treść Twojego e-maila. Oto kilka dobrych przykładów:

Pytanie o wtorkowe spotkanie
Potrzebujesz pomocy z nowym oprogramowaniem
Czy znasz Jima Smitha?
Przydatne informacje zwrotne na konferencji w Nowym Jorku

Pamiętaj, że linie tematyczne zostaną odcięte, zwłaszcza na urządzeniach mobilnych. Trzymaj się więc krótko, interesująco i na temat.

2. Dodaj poczucie pilności (... jeśli jest to pilne)

Kolejną wskazówką do otwarcia jest dodanie poczucia pilności do tematu - wtedy i tylko wtedy, gdy jest to pilne. Korzystanie z Caps Lock jest do tego idealne, ale używaj go oszczędnie. Oto kilka przykładów:

Potrzebuję twojego arkusza kalkulacyjnego JAK NAJSZYBCIEJ
PILNE: Głosowałeś już?
ATTN: Potrzebujesz pomocy w pokoju konferencyjnym
RSVP: Potrzebujesz swojej odpowiedzi przez EOD
TIMELY: Zarejestruj się dzisiaj o 18:00

Powyższe przydaje się tylko wtedy, gdy rzeczywiście potrzebujesz e-maila do przeczytania i odpowiedzi w trybie pilnym. Gdy są nadużywane, te szybko się kończą.

3. Bądź swobodny i używaj imion

Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail do osoby, która Cię nie zna, zawsze otwieraj ją, używając nazwiska osoby. Dzięki temu e-mail czuje się mniej spamerski i bardziej osobisty. Przypadkowa wiadomość e-mail może się rozpocząć, "Cześć Anna!" Jeśli e-mail jest bardziej oficjalny, wpisz coś w stylu "Hello Anna Jones" lub "Dear Ms. Jones".

Nawet jeśli wiadomość e-mail może być normalna, możesz mieć więcej szczęścia dzięki nieoczekiwanej taktyce. Ten rodzaj wiadomości e-mail jest osobisty i swobodny, ale nie inwazyjny. Mówiąc "cześć", używając swojego imienia i wzmianki o czymś osobistym i specyficznym dla odbiorcy, możesz przesłać wiadomość e-mail do tego swobodnego miejsca bez przekraczania limitów. Oto niektóre rzeczy, które możesz powiedzieć:

To było wspaniałe spotkanie w zeszłym tygodniu
Uwielbiałem twoją tweet / Facebook post / etc. o [wypełnij pustą tutaj]
Twoja rozmowa na konferencji [wypełnij puste] była dla mnie szczególnie pomocna, ponieważ [wypełnij puste pole]

To swobodne podejście może sprawić, że odbiorca poczuje się zrelaksowany i bardziej otwarty. Używam podejścia przyczynowego w 90 procentach czasu i to działa. Oszczędzam formalne dla urzędników państwowych i dyrektorów generalnych dużych korporacji.

Nawet w bardziej formalnych e-mailach, zaczynając od komplementu lub pozytywnego osobistego doświadczenia, możesz od razu zainwestować czytelnika w e-mail i chętniej odpowiedzieć. Po prostu krótko.

4. Przejdź do rzeczy

Zastanów się, w jaki sposób sprawdzasz i nadajesz priorytet skrzynce odbiorczej. Możliwe, że przeglądasz wiele e-maili, aby zidentyfikować, co wymaga natychmiastowej reakcji i co może być opóźnione. Tak więc nie marnuj czasu na preambuły. Natychmiast przejdź do punktu, a następnie dodaj później wszelkie wyjaśnienia lub informacje dodatkowe. Nikt nie ma czasu, aby przebrnąć przez e-mail, aby dowiedzieć się, co do cholery chcesz.

W razie potrzeby wypunktowana lista może pomóc czytelnikowi szybko zrozumieć, czego potrzebujesz.

5. Zachowaj krótki

Nawet jeśli dojdziesz do sedna sprawy, nie włócz się dalej. Uwzględnij tylko najważniejsze informacje, a następnie przestań pisać. Poważnie. Długi blok tekstu sprawi, że odbiorcy westchną i zdecydują, że wrócą i odczytają pocztę później, gdy będą mieli więcej czasu. Zgadnij co? Twój e-mail szybko zostanie zapomniany i nigdy nie skontaktuje się z Tobą.

6. Dodaj wezwanie do działania

Jeśli chcesz, aby odbiorca działał, powiedz to. Daj im wskazówki dokładnie, czego potrzebujesz, na przykład odpowiedź o określonej godzinie i dacie. Nazywa się to wezwaniem do działania (CTA) w profesjonalnym biznesem pisania e-maili.

7. Ułóż to łatwo

Upewnij się, że odbiorca jest tak łatwy, jak to tylko możliwe, aby zrobić to, o co prosisz. Dodaj link do kliknięcia, numer telefonu do połączenia lub dokument do przeczytania, jeśli potrzebujesz czegoś więcej niż tylko e-mail z odpowiedzią.

8. Dodaj termin

Nie zapomnij dodać poczucia pilności, dając odbiorcy termin na podjęcie działań, jeśli możesz. Ponadto, maniery są koniecznością, aby uniemożliwić wezwanie do działania, aby czuć się wymagającym. Powiedz proszę i dziękuję, że złagodzisz twoją prośbę.

Oto kilka przykładów:

Czy możesz mi przesłać odpowiedź od EOD? Dzięki!
Czy możesz poprosić RSVP używając tego linku do południa?
Zadzwoń do mnie przed 9 rano. Mój numer komórki to 000-0000.
Dołącz do reszty zespołu w naszej grupie Slack: abc123.slack Hasło: 1234

W zależności od pilności prośby, może to również pomóc poprosić odbiorcę o odpowiedź, nawet jeśli termin nie zadziała. W ten sposób możesz prowadzić dialog, który pomaga uniknąć zrzucania.

9. Nie zapomnij swojego imienia

Zakończ e-mail z podziękowaniem i swoim imieniem. Nie zakładajcie, że wiedzą, kim jest ten e-mail. Pamiętaj, aby zmodyfikować podpis automatyczny swojego konta e-mail podając swoje imię i nazwisko, stanowisko lub dane kontaktowe, aby automatycznie wypełniało się w każdym e-mailu.

10. Kontynuacja

Po upływie terminu nie bój się wysłać do odbiorcy wiadomości e-mail, aby sprawdzić odpowiedź. Czasami ludzie zamierzają ci odpowiedzieć, ale po prostu zapominają.

Oto kilka następnych linii, które możesz ukraść:

Cześć (imię), zauważyłem, że nie wróciłeś do mnie (temat). Czy możesz wrócić do mnie przez (czas)? Dzięki!
Cześć (imię), widziałeś mój e-mail na temat (tematu)? Gdybym mógł otrzymać odpowiedź (czas), byłoby fantastycznie. Dzięki!

Znajomość sztuki skutecznego e-maila może Cię zauważyć. Użyj tych elementów, a uzyskasz wyniki. Kto wie? Twoje umiejętne emailowanie może nawet przenieść Cię na górę po drabinie w pracy.