Bądź ze sobą szczery. Jak często robisz tylko jedną rzecz na raz?

Czy podczas spotkań sprawdzasz pocztę e-mail w telefonie? Czy nagle zaczynasz sprawdzać Facebooka i Twittera zamiast nadrabiać zaległości w pracy?

Nawet teraz, kiedy próbuję najtrudniej napisać ten utwór, poświęcając mu całą swoją uwagę, mój mózg prosi mnie, abym sprawdził Facebooka, odświeżyłem moją skrzynkę odbiorczą, sprawdziłem na Twitterze @mentions i odpowiedziałem na wiadomość tekstową, której tak naprawdę nie chcę odpowiedzieć w każdym razie.

Jak twój mózg działa przeciwko tobie

Chociaż niektórzy są pewni, że są perfekcyjnie dobrymi multitaskerami, istnieje większe prawdopodobieństwo, że wykonasz zadanie, jeśli zobowiążesz się do zrobienia jednej rzeczy naraz.

Koncentracja nie jest jedyną kwestią, jednak walka o wypełnienie zadań w sposób dokładny i terminowy często może być przypisana do czegoś, co niemal każda osoba może odnosić się do: zwlekania.

Według niedawno opublikowanych 10-letnich badań profesora Haskayne School of Business, rozpraszanie uwagi, niechęć do zadania i impulsywność są głównymi predyktorami zwlekania.

Brzmi znajomo? Winowajcą jest twój bliski przyjaciel - nazywa się to Internetem.

Ci, którzy wykonują większość swojej pracy przy biurku i komputerze, stale radzą sobie z ucieczką od zadań związanych z pracą i uciekają do barwnego świata filmów na YouTube, wiadomości w czasie rzeczywistym, klubów społecznościowych i wszelkich innych działań, które zapewnić natychmiastowe szczęście w porównaniu z zadaniami o porównywalnej negatywności, które należy wypełnić.

Problem polega na tym, że doskonale zdajesz sobie sprawę, że najlepiej byłoby natychmiast sprawdzić ten przedmiot na liście zadań do wykonania, ale nadal nie możesz go uruchomić.

Sekundy, minuty, godziny mijają, aż zegar trafi dwa, a ty jeszcze nie wykonasz dokładnie zadania. I to nie tylko praca - obowiązki domowe, załatwianie spraw i projekty poboczne również oddziałują na te niesmaczne nawyki.

Laura Shin z Lifehacker niedawno zajęła się tym tematem i głosiła logikę, której nikt z nas nie chce usłyszeć:

"... kiedy patrzymy na ludzi, którzy są w stanie" robić więcej "niż my, często po prostu dlatego, że lepiej zarządzają swoim czasem - jednym z naszych największych wyzwań, jeśli chodzi o kapitalizację na czas: tak naprawdę nie wiemy jak to wydajemy. "

Trzystopniowe podejście do bycia bardziej produktywnym

Samo podejmowanie decyzji o lepszym zarządzaniu czasem nie jest wystarczające. Jak odkryliśmy, wielu z nas jest podłączonych do odkładania zadań - w tym także do efektywniejszego zarządzania czasem.

Najlepszą metodę na bardziej efektywne spędzanie czasu można podzielić na trójstopniowe podejście, które zwalcza niektóre problemy związane z niezdrowym wielozadaniowością i zwlekaniem: zarządzaniem zadaniami, koncentracją i uważnym wykorzystaniem czasu.

Krok 1: Użyj listy rzeczy do zrobienia we właściwy sposób

Istnieje niekończąca się rada dotycząca "właściwego" sposobu tworzenia list zadań i zarządzania nimi. Te systemy - które mogą być tak proste jak karteczki lub tak skomplikowane, jak metoda "GTD" - nigdy nie są magiczną kulą, ale wiele z nich często opiera się na tych samych zasadach:

Zapisz to. Być specyficznym. Potwierdź sukces (a czasem i nagrodę).

Jedynym problemem jest to, że często jesteśmy tak pochłonięci tworzeniem naszych list rzeczy do zrobienia, że ​​nawet ta działalność staje się sposobem na odwlekanie.

Wunderlist (Mac, iOS i Android) to czysta, dobrze zaprojektowana lista rzeczy do zrobienia, która pozwala ci osiągnąć wszystkie powyższe, bez śladu papierowego.

Po wprowadzeniu zadania zostaniesz poproszony o uwzględnienie także podzadań. Użyj tych podzadań jako elementów akcji. Na przykład, jeśli Twoim głównym celem jest "sprawienie, by dom był nieskazitelny", twoje podelementy mogą zawierać "podłogi mopa", "zmianę pościeli" i "odłożyć naczynia".

Określając konkretne działania, które należy wykonać, aby ukończyć zadanie, jest o wiele bardziej prawdopodobne, aby to zrobić.

Podczas wypełniania tych podzadań należy je sprawdzać w Wunderlist, aż w końcu można przekreślić główne zadanie. Gdy wszystko zostanie już powiedziane i zrobione, aplikacja zarchiwizuje ukończone zadania, pozwalając Ci na natychmiastowe potwierdzenie swoich sukcesów.

Krok 2: Czas każdego zadania

Ile czasu zajmuje Ci sprzątanie skrzynki odbiorczej rano lub napisanie tej propozycji? Jeśli jesteś jednym z wielu, którzy pozwalają robić przedmioty z listy zadań, by konkurować z rozpraszaniem, możesz tracić godziny na wydajność.

Aby zwalczyć te nawyki, monitoruj, ile czasu poświęcasz na każde zadanie. W ten sposób wytworzysz wystarczającą presję, aby zmusić cię do skupienia się na zadaniu, i możesz ocenić, jak efektywnie wykorzystujesz swój czas. Oto kilka łatwych i dostępnych sposobów śledzenia czasu spędzonego:

• Zachowaj prosty arkusz kalkulacyjny . Aby skorzystać z tej metody, utwórz podstawową tabelę dwukolumnową w formacie Dokumenty Google, Evernote lub Excel. Następnie, korzystając z wbudowanego stopera w telefonie, zapisz czas potrzebny na wykonanie każdego zadania. Ewentualnie utwórz tabelę z trzema kolumnami i zapisz godziny rozpoczęcia i zakończenia.
• Użyj aplikacji takiej jak Toggl. Ta bezpłatna aplikacja na iOS, Androida i komputer usprawnia proces śledzenia czasu. Interfejs jest minimalny, dając ci narzędzia do opisania działania i zainicjowania timera. Po zakończeniu zadania zatrzymaj go i zostanie on dodany do dziennika.
• Wszystko w jednym: RescueTime. Ta solidna aplikacja na komputery i urządzenia mobilne eliminuje wiele ręcznej pracy, automatycznie śledząc i rejestrując, jak spędzasz czas. Usługa, która oferuje płatne i darmowe wersje, pozwala nawet zablokować rozpraszające się strony internetowe podczas realizacji ważnego projektu.

Krok 3: Zaszufladkuj swój mózg w skupieniu

Raz po raz, nauka wykazała, że ​​chociaż nie można dostroić się do odgłosów w miejscu pracy, te dźwięki otoczenia są z czasem chronicznymi czynnikami stresogennymi. Gaduły, chrupanie i pisanie mogą mieć negatywny wpływ na twoją zdolność do produktywności i skupienia się na zadaniu.

Stąd bierze się aplikacja podobna do White Noise (Android, iOS). Wypełniając uszy hałasem z otoczenia (np. Różowym szumem, białym szumem, a nawet dźwiękami przypominającymi wodę), inne dźwięki są wypłukiwane, co pozwala skupić się na zadanie.

Co ciekawe, firma programistyczna Autodesk eksperymentowała z emitowaniem różowego hałasu przez głośniki w swoich biurach. Choć nie jest jasne, czy wydajność wzrosła, rozmowy w biurze były o wiele bardziej widoczne, gdy różowy szum został chwilowo wyłączony.

Spróbuj więc: za każdym razem, gdy zaczynasz wykonywanie zadania, dostraj się do hałasu otoczenia za pomocą aplikacji takiej jak White Noise lub witryny sieci Web, takiej jak SimplyNoise.com. Następnie, gdy skończysz zadanie, wycisz dźwięk.

Nie tylko czerpiesz korzyści z zamykania dźwięków biura, ale różowy szum będzie sygnalizował twój mózg, dając mu do zrozumienia, że ​​nadszedł czas, aby być produktywnym.

Teraz twoja kolej

Pod żadnym pozorem nie jest to formuła ani magiczny system, który obiecuje rozwiązać wszystkie problemy związane z zarządzaniem czasem. Ale niektóre połączenie lub dostosowanie powyższych sugestii powinno poważnie poprawić wydajność. Eksperymentuj z różnymi metodami i nie bój się próbować czegoś nowego - po prostu nie marnuj na to zbyt wiele czasu.

Czy masz jakieś sprawdzone metody maksymalizacji produktywności? Udostępnij swoje metody w komentarzach.