E-mail to największy wzrost wydajności biurowej od czasu wynalezienia telefonu. E-mail to największa strata czasu pracy od czasu wynalezienia ekspresu do kawy.

Ostatnio pochylam się nad tą ostatnią propozycją. Obliczyłem, że tylko jedna na pięć wiadomości, które trafiają przez filtr spamu Gmaila do mojej skrzynki odbiorczej, warta jest czasu, aby je otworzyć i przeczytać.

Powiązane historie

• Scal swoje kontakty z Gmaila i iPhone'a li>
• Synchronizuj kontakty i kalendarze między Outlookiem, Gmailem i iPhonem
• Połącz swoje kontakty w Outlooku i Gmailu
• Zapisz pocztę e-mail programu Outlook na dysku twardym
• Usuń załączniki z wiadomości e-mail programu Outlook

Nie dotyczy to spamu, który Gmail automatycznie identyfikuje i blokuje, co w ostatnich latach spadło z ponad 90 procent wszystkich wiadomości wysłanych do nieco ponad 70 procent, według firmy Symantec.

To wciąż dużo śmieci zatykających sieć i niepotrzebnie przedłużających nasze dni pracy. Oto jak spędzić więcej czasu na komunikowaniu się, a mniej na wymianie czasu z kontem e-mail.

Łatwe transkrypcje głosowe na e-mail za pośrednictwem Google Voice

Dwie najbardziej oczywiste alternatywy dla poczty e-mail to stary, niezawodny telefon i nieaktualna, niezbyt niezawodna wiadomość błyskawiczna. Połączenia telefoniczne i wiadomości błyskawiczne nie zapewniają półustnego zapisu, jaki oferują wątki e-mail, chociaż większość czołowych serwisów czatu i agregatorów wiadomości błyskawicznych, takich jak bezpłatny klient Open Adium do prowadzenia czatów, umożliwia prowadzenie dziennika rozmów.

Wiadomości na Facebooku i Czat Google umożliwiają przeglądanie (i usuwanie) historii wiadomości. Twitter Direct Message aktualnie zapisuje 100 ostatnich wiadomości wysłanych i odebranych za pośrednictwem tej usługi, zgodnie z Centrum pomocy Twitter.

Aplikacja Nuance's Dragon Dictation na iPhone'a, iPada i iPoda Touch pozwala nagrać wiadomość głosową i przekonwertować ją na tekst, który można wysłać pocztą e-mail. (Podobne produkty są dostępne w firmie dla telefonów z Androidem i BlackBerry).

Możesz wykonać tę samą konwersję głosu z e-mailem z dowolnego telefonu, dzwoniąc pod numer Google Voice. Usługa automatycznie zapisuje wiadomość głosową, a następnie umożliwia wysłanie wiadomości e-mail z transkrypcją. Po pozostawieniu wiadomości dla siebie otwórz swoje konto Google Voice, kliknij Więcej u dołu wiadomości i wybierz E-mail.

Domyślnie transkrypcja wysyłana pocztą e-mail zawiera wiadomość w puszkach o nagraniu i transkrypcji oraz link do oryginalnego nagrania głosowego. Aby wysłać tylko transkrypcję, wprowadź adres e-mail odbiorcy, odznacz opcję dołączania linku u dołu okna wysyłania, a następnie wybierz i usuń puszkę wiadomości.

Jakość mechanizmu transkrypcyjnego Google Voice jest hit-and-miss, ale większość z nich jest przynajmniej zrozumiała (jeśli czasem humorystyczna). Chociaż niekoniecznie chcesz wysłać taką transkrypcję do potencjalnego klienta lub pracodawcy, konwersja głosu na tekst jest odpowiednia dla większości codziennych komunikatów.

Krótkie wiadomości nie są warte wysiłku

Im dłuższa wiadomość e-mail, tym mniej prawdopodobne, że odbiorca ją przeczyta. Usługa Shortmail ogranicza wiadomości do 500 znaków, czyli ponad trzykrotność limitu długości na Twitterze, ale nadal jest dość skromna, zwłaszcza w przypadku prawdziwych e-mailerów, takich jak Twoja.

Moja wołowina z usługą nie jest limitem długości wiadomości, ale wymaganiem, którego jeszcze używasz - innym adresem e-mail, tym z adresem URL "shortmail.com". Możesz użyć swojej nazwy użytkownika na Twitterze i zalogować się do usługi za pomocą swoich danych kontaktowych na Twitterze, która automatycznie importuje kontakty na Twitterze. Możesz również importować kontakty z innych usług internetowych.

Zestaw usług o nazwie two.sentenc.es, three.sentenc.es, four.sentenc.es i five.sentenc.es stosuje subtelne podejście, aby zachęcić do zwięzłości e-maila. Witryny prosi o dobrowolne ograniczenie wiadomości do tej liczby zdań i wklejenie linku do witryn w celu wyjaśnienia limitu zdań i poproszenia odbiorców o przyjęcie limitu długości.

Skłaniam się do tego, aby pisarze e-mail działali tak długo, jak długo będą chcieli wiedzieć, że przeczytam tyle wiadomości, ile uznaję za przydatną lub interesującą i pomijam resztę. Podobnie ludzie, których wysyłam e-mailem, mogą zignorować niektóre lub wszystkie moje wiadomości. To nie jest tak, że dostajemy ładunek przez słowo (przynajmniej jeszcze nie).

Izoluj wiadomości wewnętrzne organizacji

Jak wspomniałem powyżej, Facebook, Twitter i inne popularne sieci społecznościowe umożliwiają wysyłanie wiadomości do poszczególnych znajomych i obserwujących. Podstawową zaletą przesyłania wiadomości w sieciach społecznościowych jest wygoda nawiązywania kontaktu z daną osobą bez konieczności logowania się do innej usługi lub, jeśli już jesteś zalogowany, konieczności przeskakiwania między oknami przeglądarki. Podstawową wadą jest przechowywanie wiadomości w kilku różnych miejscach.

Nie jest to jednak duży problem dla osób w organizacji. Znajomy, który pracuje w popularnej internetowej usłudze rezerwacji restauracji, ostatnio przechwalał się, że skrzynka odbiorcza jego firmowego konta e-mailowego jest prawie pusta. Dzieje się tak dlatego, że ostatnio usługa przełączyła się na "korporacyjną sieć społecznościową" dla całej komunikacji wewnętrznej.

Dwie z najpopularniejszych takich usług to Yammer i Chatter w Salesforce.com. Obie usługi korzystają z własnego adresu URL organizacji i są dostępne w wersji bezpłatnej i płatnej. Obaj obiecują, że wykroczą poza zwykłe przesyłanie wiadomości, aby ułatwić wykorzystanie potencjału kolektywnej inteligencji Twojej firmy.

Podobnie jak w przypadku każdej nowej usługi, która obiecuje zwiększyć wydajność twojej grupy, kluczem jest skłonienie ludzi do jej używania. Dla wielu pracowników cokolwiek, co skróci czas spędzany na usuwaniu odpadków z ich skrzynki pocztowej, będzie warte spróbowania.

Wydaje się, że dzień nie mija bez wprowadzenia nowego sposobu dotarcia do ludzi - pojedynczo lub w grupach - a także do udostępniania plików, koordynowania projektów i publikowania na blogach, a także innych działań. Nic się nie wydarzyło, ale robi to wszystko, co robi e-mail. Pewnego dnia e-mail pójdzie drogą pióra, ale jeszcze nie. Do tego czasu będziemy nadal szukać sposobów zapewnienia, że ​​technologia działa dla nas, a nie przeciwko nam.