Jeśli kiedykolwiek wysłałeś prywatną wiadomość e-mail na niezamierzone przyjęcie lub zapomniałeś dołączyć załącznik do biznesowego adresu e-mail, nie jesteś sam.

Oto dziewięć wskazówek, jak unikać typowych wiadomości e-mail:

1. Zapomnienie załączników

"Załączam dokument do twojej recenzji." "Ups, nie, nie zrobiłem." Zapomnienie o załącznikach jest tak powszechne, że Google's Zapomniany detektor załączników przestał działać w Laboratorium Google i stał się stałym elementem Gmaila. Najlepszym sposobem na uniknięcie zapomnienia o załącznikach, nawet jeśli korzystasz z Gmaila (zapomniany czujnik nie jest niezawodny), jest dołączenie pliku przed rozpoczęciem tworzenia wiadomości e-mail. Jeśli poczekasz, aż napiszesz swój e-mail, twój mózg może przejść do następnego zadania i zapomnieć o przywiązaniu.

2. Kopia niewidomego węgla

Prawdopodobnie jesteś przyzwyczajony do współpracy z Cc w celu zapraszania do współpracy w pracy. Ale czasami Bcc: jest lepszą opcją. Użyj niewidocznej kopii węglowej, gdy wysyłasz e-mailem listę osób, które nie mają ze sobą nic wspólnego. Na przykład, jeśli wysyłasz biuletyn, często wysyłamy go do siebie i do UDW: odbiorców. Ludzie mogą chronić swoje adresy e-mail i nie chcą, aby były ogłaszane wszystkim na masowej liście e-mailowej. Jeśli otrzymasz wiadomość e-mail od nadawcy, który powinien był użyć Bcc :, możesz zasugerować tę funkcję, nie brzmiąc jak palant. Starszy redaktor naczelny CNET Lori Grunin zaleca łagodną odpowiedź w stylu: "Nie sądzę, że chciałeś wysłać to do wszystkich. Czy wiesz, że możesz ukryć adresy z UDW:?".

3. Emocjonalne lub pijane e-maile

Wysyłanie wiadomości e-mail, gdy jesteś zbyt emocjonalny, a nawet pijany, może powrócić, aby Cię prześladować. Dla użytkowników Gmaila, którzy uważają, że piszesz najlepsze e-maile po kilku drinkach, rozważ aktywację Gogli pocztowych w Laboratorium. Jeśli jesteś wystarczająco trzeźwy, aby odpowiedzieć na kilka pytań matematycznych, to jesteś gotowy. Każdy z nas może skorzystać z najlepszych e-mailowych porad emocjonalnych: gdy poczujesz pragnienie wysłania emocjonalnej wiadomości e-mail, napisz ją, by trochę odpocząć. Zapisz wiadomość e-mail jako wersję roboczą, a następnie poczekaj 24 godziny przed naciśnięciem przycisku Wyślij. Możliwe, że albo zredagujesz oryginalną wiadomość e-mail, albo całkowicie ją skasujesz. I będziesz szczęśliwy, że czekałeś.

4. WSZYSTKIE CZAPKI

Ta wskazówka dotycząca etykiety naprawdę odnosi się do wszystkiego w Internecie. Pisanie we wszystkich czapkach jest krzykiem i nikt nie chce krzyczeć. Poza tym trudno jest przeczytać coś napisane we wszystkich wersjach. Google tak bardzo chciało pozbyć się świata ze wszystkich czapek, całkowicie pomijając klucz Caps Lock na swoich Chromebookach.

5. Dwukrotnie sprawdź autouzupełnianie adresów

Autouzupełnianie może być bardzo przydatne, ale czy kiedykolwiek wysłałeś e-mail do niewłaściwego Eda, Jen lub Boba? Upewnij się, że autouzupełnianie wypełniło właściwego odbiorcę przed naciśnięciem Wyślij.

6. Nie polegaj wyłącznie na sprawdzaniu pisowni

Twoja przeglądarka lub aplikacja do obsługi poczty e-mail może sprawdzać błędy ortograficzne, ale zawsze powinieneś sprawdzać pocztę e-mail pod kątem gramatyki. Istnieje również możliwość kopiowania wiadomości e-mail do programu Microsoft Word lub podobnego, sprawdzanie gramatyki, a następnie wklejanie go z powrotem do programu poczty e-mail.

7. Emotikony i skrót internetowy

Emotikony są urocze i mogą pomóc przekazać humor, smutek, szok lub inne emocje, które mogą być trudne do uchwycenia w inny sposób. Jednak włączenie ich do firmowych e-maili prawdopodobnie nie jest dobrym pomysłem. Jeśli okaże się, że wymiana przyjmuje bardziej swobodny ton, a druga osoba korzysta z nich swobodnie, przejdź do niego, ale nie przerwij każdego zdania buźką. To samo dotyczy stenogramów internetowych, takich jak LOL, ROTFL i OMG.

8. Przycinaj wątki e-mail

Powracające wiadomości e-mail mogą prowadzić do dość długiego przesyłania wiadomości e-mail i na nie odpowiadać. Rozważ przycięcie ich do najnowszej pary e-maili. Gigantyczny wątek e-mail wygląda na brudny i może sprawić, że czytelnik poczuje się przytłoczony. Chcesz również uniknąć przypadkowego przekazania wątku do kogoś, kto nie powinien być wtajemniczony w niektóre z poprzednich wymian.

9. Cofnij (Gmail)

Jeśli jesteś użytkownikiem Gmaila, niezwykle użyteczną funkcją jest funkcja Cofnij. Możesz cofnąć usunięcia, archiwa, etykiety i inne, ale najbardziej przydatnym jest Cofnij wysyłanie. Cofnij to twoja ostatnia linia obrony przeciwko wielu błędom wymienionym powyżej. Włącz go w Ustawieniach w obszarze Laboratorium. Następnie przejdź do Ustawień ogólnych i ustaw okres anulowania na 5, 10, 20 lub 30 sekund. Jeśli nie jesteś użytkownikiem Gmaila, rozważ wypełnienie pola Do: tuż przed wysłaniem go. Pomoże to uniknąć przypadkowego wysłania wiadomości e-mail. Jeśli jesteś użytkownikiem Maca, zapoznaj się z poradami Tophera Kesslera na temat zapobiegania przypadkowym wiadomościom e-mail w Poczcie systemu OS X.

to jest to! Jeśli chcesz podzielić się dobrymi historiami dotyczącymi snafu, opublikuj je w komentarzach poniżej.