Niewiele zasobów na twoim komputerze jest cenniejszych dla twojej pracy niż lista kontaktów. Niestety, kontakty należą również do najtrudniejszych do utrzymania.

Niedawno czytelnik o nazwisku Alan zadał to pytanie:

Ja i moi dwaj współpracownicy używamy Microsoft Outlook dla naszych kontaktów handlowych. Obecnie prowadzimy trzy oddzielne bazy danych kontaktów. Chcielibyśmy połączyć nasze bazy danych w takie, w które wszyscy trzej możemy uzyskać dostęp, modyfikować i aktualizować w razie potrzeby. Czy istnieje proces / oprogramowanie, które możesz polecić, aby to osiągnąć?

Jeśli nie masz nic przeciwko podejściu ręcznemu, program Outlook umożliwia eksportowanie kontaktów jako pliku PST, który pracownicy mogą importować na swoje konta Outlooka. Każdy użytkownik ma własną osobną listę kontaktów, do której inni użytkownicy mogą uzyskać dostęp ze swojego profilu Outlook, więc nie ma prawdziwej synchronizacji.

Oczywiście, zmiany, które każda osoba robi na swojej liście kontaktów, nie będą widoczne dla innych użytkowników, dopóki plik PST nie zostanie ponownie wyeksportowany za pomocą zaktualizowanych informacji, a następnie ponownie zaimportowany przez każdego z pozostałych użytkowników. Automatyczna synchronizacja pojedynczej listy kontaktów wśród wielu użytkowników Outlooka (bez serwera Exchange, oczywiście) wymaga takiego programu, jak ShareO o wartości 35 USD, który jest dostępny w 14-dniowej wersji próbnej z ograniczoną funkcją.

ShareO umożliwia udostępnianie i synchronizację dowolnego folderu programu Outlook bez korzystania z serwera Exchange. Program działa ze wszystkimi wersjami Outlooka od 2000 do 2010 roku, ale działa tylko na komputerach z systemem Windows. Firma oferuje również program ShareContacts o wartości 25 USD, który synchronizuje tylko kontakty programu Outlook. Przetestowałem bardziej w pełni funkcjonalny ShareO.

Metoda eksportu / importu do udostępniania kontaktów programu Outlook

Trzy komputery w moim domowym biurze mają zainstalowane trzy różne wersje programu Outlook. Komputer Workhorse PC uruchamia program Outlook 2003 i ma 414 kontaktów, system kopii zapasowych korzysta z programu Outlook 2007 i ma tylko 42 pozycje na liście kontaktów, a komputer testowy ma domyślną instalację programu Outlook 2010 z zerowymi kontaktami.

Wyeksportowanie kontaktów na stacji roboczej zajęło zaledwie kilka minut jako plik PST programu Outlook i zaimportowanie pliku na kopie zapasowe i testowe komputery. Aby wyeksportować kontakty z programu Outlook 2003 i 2007, kliknij opcję Plik> Importuj i eksportuj. W programie Outlook 2010 kliknij opcję Plik> Otwórz> Importuj. We wszystkich trzech wersjach wybierz opcję "Eksportuj do pliku" w obszarze "Wybierz akcję do wykonania" w Kreatorze importu i eksportu, a następnie kliknij przycisk Dalej.

W sekcji "Utwórz typ pliku" wybierz opcję Plik folderów osobistych (.pst) lub Plik danych programu Outlook (.pst), w zależności od wersji programu Outlook, a następnie kliknij przycisk Dalej. Wybierz folder Kontakty w "Wybierz folder do eksportu z", zaznacz lub odznacz pole "Uwzględnij podfoldery", jeśli to konieczne, i wybierz Dalej ponownie.

Nadaj plikowi unikalną nazwę, kliknij przycisk Przeglądaj i wybierz lokalizację do przechowywania eksportowanego pliku kontaktów (lub zaakceptuj lokalizację domyślną, którą wybierze program Outlook). Opcja zastąpienia duplikatów eksportowanymi elementami jest domyślnie wybrana. Możesz zezwolić na duplikaty lub wykluczyć duplikaty wpisów z eksportowanego pliku. Na koniec kliknij Zakończ.

Aby zaimportować kontakty do innego konta Outlooka, zaloguj się na konto i wybierz Plik> Importuj i eksportuj (Outlook 2003 i 2007) lub Plik> Otwórz> Importuj (Outlook 2010). Wybierz opcję "Importuj z innego programu lub pliku" w obszarze Wybierz działanie do wykonania i kliknij przycisk Dalej. Kliknij opcję Plik folderów osobistych (.pst) lub Plik danych programu Outlook (.pst), w zależności od wersji programu Outlook i kliknij przycisk Dalej.

W oknie "Plik do importu" kliknij Przeglądaj i przejdź do pliku PST wyeksportowanego w poprzednim kroku. Wybierz folder Kontakty, zaznacz "Dołącz podfoldery", w razie potrzeby wybierz "Importuj elementy do bieżącego folderu" i kliknij przycisk Zakończ.

Dodatek do programu Outlook synchronizuje udostępnione listy kontaktów

Ręczny proces importu-eksportu kontaktów (i innych folderów danych programu Outlook) jest wystarczający dla pojedynczego użytkownika, który po prostu chce uzyskać dostęp do tej samej listy kontaktów w wielu profilach programu Outlook, ale nie spełnia potrzeb dwóch lub więcej osób, które chcą połączyć oddzielne bazy danych kontaktów w jedno repozytorium bez korzystania z serwera Exchange.

Dodatek ShareO dla programu Outlook przewiduje synchronizację wielu folderów kontaktów (i innych folderów programu Outlook) wśród grupy użytkowników. Testowałem program, udostępniając folder kontaktów zawierający ponad 400 wpisów w trzech profilach Outlooka, odpowiednio przy użyciu programów Outlook 2003, 2007 i 2010. Program pozwala również udostępniać i synchronizować pocztę e-mail, kalendarze, zadania i inne foldery programu Outlook, ale testowałem je tylko z kontaktami.

Po pobraniu i zainstalowaniu dodatku umieszcza opcję ShareO w menu głównym programu Outlook 2003 oraz na wstążce programów Outlook 2007 i 2010.

Aby wyeksportować kontakty do innego profilu programu Outlook, wybierz folder Kontakty (lub dowolny inny folder, który chcesz udostępnić) i kliknij Udostępnij w menu UdostępnijO, aby otworzyć kreatora udostępniania programu. Kliknij przycisk plus i wprowadź nazwę odbiorcy i adres e-mail lub wybierz wpis osoby z listy, jeśli wcześniej go udostępniono, i kliknij Dalej.

Powiązane historie

• Świat może być szalony jak chmura, ale Outlook na Maca utknął na ziemi>
• Jak zsynchronizować wiadomość e-mail Outlook.com z systemem iOS
• Przenieś swoją pocztę do Outlook.com

Na następnym ekranie sprawdź elementy, które chcesz udostępnić, i ponownie kliknij Dalej. (Zauważ, że filtry ShareO do ograniczania udostępnianych elementów nie działają w wersji próbnej.) Wybierz opcję zaawansowanego udostępniania, aby uzyskać dostęp do większej liczby elementów sterujących współużytkowaniem. Po przejściu przez kreatora kliknij przycisk Zakończ, aby rozpocząć eksportowanie folderu.

W zależności od rozmiaru folderu, informacje mogą być pakowane i dostarczane w ciągu kilku minut. Gdy odbiorca (który musi również mieć zainstalowany ShareO) odbiera folder, zostaje mu wskazany cel, lub może odrzucić folder. Program identyfikuje zduplikowane wpisy i umieszcza potencjalne konflikty w oddzielnym folderze do przeglądu.

Odbiorca jest również powiadamiany o obecności zduplikowanych wpisów i ma możliwość przeglądania i rozwiązywania konfliktów. Aby zsynchronizować udostępniony folder, po prostu kliknij przycisk Synchronizacja w menu ShareO. ShareO pozwala tworzyć foldery udostępnione, które mogą być przeglądane przez osoby, które nie mają zainstalowanego ShareO. Nie testowałem tej funkcji.

Możesz uniemożliwić udostępnianie prywatnych elementów i w inny sposób dostosować informacje, które udostępniasz innym. Podczas udostępniania kalendarzy można wskazać czas wolny i zajęty bez podawania szczegółów, na przykład (jest to kolejna funkcja programu, której nie przetestowałem). Dodatek umożliwia również udostępnianie plików i folderów za pośrednictwem publicznych lub prywatnych folderów współdzielonych, szyfrowanie współużytkowanych danych oraz ograniczanie dostępu do danych dla poszczególnych użytkowników.

Przypadkowi użytkownicy programu Outlook mogą nie być w stanie uzasadnić wydawania 35 USD za każdy komputer, z którym chcesz się dzielić i synchronizować dane, ale dla Alana i jego współpracowników ShareO może być niedrogą alternatywą do instalowania i utrzymywania serwera Exchange po prostu do udostępniania i synchronizuj foldery programu Outlook.

Zauważ, że 4Team tworzy również program Sync2 z 60 $, który synchronizuje dane między Outlookiem a Kalendarzami Google i Kontaktami.