Format PDF jest powszechnie używany do dostarczania formularzy elektronicznych i innych dokumentów, a często wymagają one wypełnienia ich i przesłania do przetwarzania. Często takie pliki PDF mają właściwości formularza, w których można kliknąć różne pola, aby je edytować i wprowadzić niezbędne informacje; jednak często tak się nie dzieje, a ci, którzy dystrybuują formularz, mają go po prostu jako podstawowy i najwyraźniej nieprzydatny plik PDF.

W takich przypadkach może się okazać, że drukujesz plik PDF, wypełniasz go ręcznie, a następnie skanujesz z powrotem do systemu, aby go przesłać; jednak nie zawsze jest to konieczne. Wiele programów, w tym domyślny program obsługi plików PDF "Podgląd" firmy Apple, oferuje możliwość oznaczenia dokumentu PDF i można go użyć do wypełnienia statycznego formularza PDF.

Po otwarciu pliku PDF w podglądzie wystarczy włączyć pasek narzędzi edycji, naciskając Shift-Command-A lub klikając przycisk Edytuj pasek narzędzi na standardowym pasku narzędzi Podgląd. Teraz możesz kliknąć narzędzie tekstowe, a następnie kliknąć lub kliknąć i przeciągnąć na dokumencie PDF, aby utworzyć nowe pole tekstowe. Następnie można dodać żądany tekst, ustawić rozmiar czcionki, kolor i czcionkę, a następnie odpowiednio zmienić rozmiar ramki, aby umieścić ją w formularzu zgodnie z własnymi upodobaniami.

Powtórz te kroki dla wszystkich obszarów, w których chcesz wypełnić formularz, a następnie możesz nawet podpisać formularz przy użyciu funkcji podpisu firmy Apple, aby przechwycić podpis i zastosować go do każdego otwartego pliku PDF.

Po wypełnieniu formularza można go zapisać i wysłać pocztą e-mail lub skorzystać z opcji drukowania do formatu PDF firmy Apple, aby wysłać ją bezpośrednio do wiadomości e-mail bez konieczności zarządzania plikiem pośredniczącym w Finderze.