Dzięki technologii coraz bardziej powiązanej ze wszystkimi aspektami biznesu, CNET @ Work może pomóc - prosumentom małym firmom zatrudniającym mniej niż pięciu pracowników - zacząć.

Chociaż każda mała firma jest inna, istnieje pewien zestaw aplikacji, których potrzebują prawie wszystkie małe firmy.

Te aplikacje są zwykle dołączane do "pakietów" biurowych i składają się z poczty elektronicznej, kalendarza, edytora tekstu i arkusza kalkulacyjnego. Czasami dostarczane są z innymi narzędziami, takimi jak menedżer prezentacji, baza danych lub menedżer formularzy i nie tylko. Jednym z takich pakietów biurowych jest Microsoft Office, sprzedawany obecnie głównie jako Office 365. Kolejny to G Suite Google.

• Pięć czynników, które należy wziąć pod uwagę przy przechodzeniu na Office 365 Microsoft Office 2016: kupuj a subskrybuj

Przez lata rynek biurowy był zdominowany przez Microsoft w postaci pakietu Microsoft Office. Zanim stał się światem mobilnym i web-centrycznym, ludzie musieli instalować aplikacje na swoich komputerach, albo wkładając CD-ROM (z powrotem w dzień), DVD (z powrotem w dzień), albo pobierając i uruchomienie instalatora.

Nie było wątpliwości, że aplikacje biurowe Microsoft były wydajne i wydajne, ale dla wielu użytkowników były przesadne, zniechęcająco skomplikowane, a także stały problem związany z konserwacją i zarządzaniem licencjami.

Microsoft Office jest nadal w pobliżu. W rzeczywistości jest to jeden z najbardziej udanych produktów w historii. Został uruchomiony w pakiecie w 1990 roku, ale jego podstawowe aplikacje, takie jak Word i Excel, uruchomiono 35 lat temu w 1983 roku.

Dlaczego mówię o pakiecie Office, gdy jest to artykuł G Suite? Biuro to 800-funtowy goryl w tej przestrzeni. Aby dowiedzieć się, gdzie G Suite może pasować do Twojej firmy, warto mieć trochę perspektywy na temat pakietu Office.

Większość małych firm zazwyczaj wybiera Office 365 lub G Suite. Korzystam z obu, ponieważ oba są wystarczająco tanie w niskich cenach. Mam różne projekty klientów, które wymagają różnych narzędzi i mam ulubione funkcje, z których korzystam w obu produktach.

Regularnie daje ogromne prezentacje, często z 60-70 slajdami lub więcej, i robię to w wersji PowerPoint PowerPoint. Oprogramowanie webcastowe, z którego korzystamy, wykorzystuje jedynie slajdy PowerPoint i mam 20 lat pamięci mięśniowej, wykonując je.

Ale korzystam też z G Suite.

ZDNet: Znaleźliśmy 24 usługi chmurowe dla Twojej firmy, na pewno chcesz spróbować

G Suite ma standardowe aplikacje biurowe

Używam Gmaila jako podstawowego narzędzia komunikacji i stale w nim uczestniczę. W 2014 roku przełączyłem się z pulpitu Outlook na Gmaila i przez chwilę nie żałowałem tego ruchu.

Dla mnie podstawą G Suite jest Gmail. Trzy największe zalety to to, że jest dostępny wszędzie, nie muszę się martwić, gdzie znajduje się mój plik poczty (co było problemem z czasów programu Outlook), a możliwość wyszukiwania jest doskonała.

Mam 18 GB e-maili od 1997. Kiedy przeniosłem się do Gmaila, przeniosłem wszystkie moje wiadomości Outlook do mojego sklepu poczty Gmail. Mimo że korzystam z Gmaila tylko od 2014 roku, mogę przeszukać całą historię moich przesyłek, cofając się o 21 lat, za około sekundę.

Ponieważ wiem, że niektórzy z was będą pytać, skorzystałem z usługi o nazwie YippieMove (na poważnie, to jest ich imię). Zajęło mi to około tygodnia, ale wszystkie moje wiadomości zostały idealnie przeniesione z mojego konta Office 365 do Gmaila.

Poza Gmailem są to standardowe aplikacje dostępne w G Suite:

• Kalendarz: ponieważ Kalendarz tak dobrze zarządza wieloma kalendarzami, jest to moje narzędzie do blokowania czasu projektów

• Dokumenty: procesor tekstu G Suite

• Arkusze: arkusz kalkulacyjny

• Slajdy: podstawowy pakiet prezentacji

• Zachowaj: świetne narzędzie do robienia notatek

• Witryny: program do tworzenia stron internetowych

• Formy: narzędzie do tworzenia szybkich, ale zaskakująco potężnych form

• Hangouts: narzędzie do czatu podobne do Slacka

• Spotkania w Hangouts: telekonferencje w hangoutach

Szczerze mówiąc, te podstawowe aplikacje biznesowe G Suite to, co nazwałbym "wystarczająco dobre". W przypadku większości użytkowników większość aplikacji, Dokumenty, Arkusze i cała reszta są świetne.

To powiedziawszy, jeśli jesteś zaawansowanym użytkownikiem arkusza kalkulacyjnego wykonującego wysokiej jakości modelowanie matematyczne, prawdopodobnie potrzebujesz programu Excel w wersji na komputer. Jeśli piszesz książkę, która musi pracować z systemem produkcyjnym, możesz potrzebować programu Microsoft Word lub tradycyjnego pakietu publikacji. Jak wspomniałem, produkuję gigantyczne prezentacje, więc wersja desktopowa programu Microsoft PowerPoint jest dla mnie jedynym sposobem.

Jednak ogromna większość użytkowników nie jest zaawansowanymi użytkownikami o bardzo specyficznych, głębokich potrzebach.

Prostota G Suite jest bardzo atrakcyjna. Nick Leffler, właściciel firmy marketingu cyfrowego z siedzibą w Kalifornii, Exprance, powiedział mi: "Korzystam z G Suite od wielu lat i było świetnie na każdym kroku, zamiast pakować w bezużyteczne funkcje, które komplikują sprawy ( podobnie jak Office 365) jest czysty i prosty. "

Nick wybrał G Suite, ponieważ: "Większość ludzi zna jego podstawy, więc nie trzeba się uczyć, to po prostu nie wchodzi w grę i wykonuje pracę".

Dlaczego płacisz za G Suite, gdy aplikacje Google są bezpłatne?

Większość ludzi wie, że Gmail i różne aplikacje Google, takie jak Dokumenty i Arkusze, są dostępne za darmo. Dlaczego więc ktoś miałby płacić za nie w formie G Suite?

G Suite został zaprojektowany z myślą o różnych funkcjach i możliwościach biznesowych. Później zagłębię się w większość tych funkcji, ale oto krótkie podsumowanie, dlaczego warto kupić subskrypcję G Suite, zamiast korzystać z jego aplikacji konsumenckich Google:

• G Suite zapewnia funkcje zarządzania użytkownikami i administracyjne dla wielu użytkowników.

• G Suite dodaje kilka bardzo interesujących, bezpiecznych i prywatnych funkcji współpracy.

• G Suite pozwala znacznie zwiększyć przestrzeń dyskową.

• G Suite zapewnia różne poziomy audytu i eDiscovery w firmie.

• G Suite umożliwia korzystanie z własnej domeny e-mail.

• G Suite pozwala wybrać numer i uzyskać rzeczywistą, przydatną, ludzką pomoc.

Niektóre z nich są niezwykle przydatne. Osobiście cenię dodatkowy obszar pamięci, spersonalizowaną domenę e-mail i wsparcie. Które funkcje będą korzystne dla Twojej firmy będą zależeć od tego, czego potrzebujesz.

Sprawdziłem media społecznościowe i poprosiłem niektórych użytkowników o korzystanie z G Suite. Samantha Avneri jest dyrektorem ds. Marketingu w Regpack, firmie zajmującej się rejestracją online, zatrudniającej mniej niż 30 pracowników.

Powiedziała mi: "W naszej firmie intensywnie korzystamy z narzędzi G Suite, aby nadal wykonywać zadania i przechowywać dokumenty współpracy w jednym miejscu, łatwo edytowalne oraz łatwe do wyszukania i znalezienia." Powiedziała mi dalej: "Dokumenty są nieocenione w moich projektach content marketingowych, a Arkusze to jedyny sposób, w jaki ładuję, edytuję i udostępniam raporty, budżety i inne."

Anita Williams Weinberg jest dyrektorem naczelnym i kreatywnym w agencji kreatywnej VerbStudios z siedzibą w Seattle. Anita powiedziała mi: "Mój zespół bardzo intensywnie korzysta z produktów G Suite, ponieważ współpracujemy z wieloma startupami.Niektóre z nich są firmami typu blockchain, AI lub IoT, więc rozwiązanie Google jest dla nich naprawdę bardzo opłacalne".

Mówiąc o opłacalności, porozmawiajmy o cenach.

Ceny G Suite są jasne i zrozumiałe

Ceny Office 365 mogą być mylące - mylące na poziomie Microsoftu. Jest tak wiele różnych subskrypcji pakietu Office - zależnie od tego, czy jesteś osobą fizyczną, małą firmą, przedsiębiorstwem lub masz licencję korporacyjnego systemu Windows lub platformy Azure - że prawie niemożliwe jest opisanie wszystkich opcji w jednym artykuł.

Natomiast G Suite ma trzy plany: podstawowy, biznesowy i korporacyjny. Oto krótkie podsumowanie:

• Podstawowy to 5 USD / miesiąc na użytkownika. Otrzymujesz wszystkie aplikacje o pojemności 30 GB na użytkownika.

• Biznes wynosi 10 USD miesięcznie na użytkownika. Otrzymujesz 1 TB pamięci na użytkownika. Jeśli masz pięciu lub więcej użytkowników, otrzymujesz nieograniczoną przestrzeń dyskową. Powiem więcej na ten temat poniżej. Dodaje także funkcję eDiscovery.

• Enterprise wynosi 25 USD miesięcznie na użytkownika. Plany dotyczące przedsiębiorstw zawierają wszystko w planie biznesowym, a także wiele narzędzi administracyjnych i administracyjnych na poziomie przedsiębiorstwa.

To jedna z rzeczy, które bardzo podoba mi się w G Suite. Jest to jasne i zrozumiałe.

G Suite jest online i nie wymaga instalacji

Office 365 jest interesującym produktem, ponieważ jest hybrydą. Kupując subskrypcję pakietu Office, uzyskujesz dostęp do pełnych wersji podstawowych aplikacji Office (które to aplikacje są zależne od subskrypcji) oraz mniejszych wersji aplikacji na urządzenia przenośne i Internet.

G Suite to coś, co my, geekowie, nazywamy aplikacją SaaS, w przypadku oprogramowania jako usługi. Subskrybujesz G Suite, zamiast go kupować. W przeciwieństwie do oldschoolowego oprogramowania instalacyjnego, takiego jak podstawowe aplikacje Office, nie instalujesz G Suite na swoim komputerze. Zamiast tego po prostu zaloguj się na swoje konto G Suite (podobnie jak w przypadku logowania do Gmaila).

Jest kilka aplikacji mobilnych, które możesz zainstalować na telefonie. Dostępny jest też tryb offline, więc możesz pracować nad projektami w G Suite bez połączenia z internetem. Jest to pomocne, jeśli podróżujesz. Chociaż osobiście, kiedy tracę połączenie z Internetem, po prostu siedzę i żartuję, aż bity zaczną znowu płynąć.

Candy Bellau jest właścicielem Kramerica Business Solutions LLC, firmy świadczącej usługi księgowe i biznesowe, zlokalizowanej w Metairie w stanie Luizjana, na obrzeżach Nowego Orleanu. Powiedziała mi: " Uwielbiam G Suite, wszystko jest ze sobą powiązane, e-mail, kalendarz, zdjęcia, napęd, arkusze, wszystko tam jest dostępne, mogę uzyskać dostęp do wszystkiego, czego potrzebuję z mojego laptopa, telefonu lub innego komputera. jest loginem. Dla mojej firmy i mojego życia to znacznie ułatwia ".

Gmail G Suite, Kalendarz i własna domena e-mail

Jedną z zalet G Suite jest możliwość skonfigurowania własnej, osobistej domeny jako serwera pocztowego. Oznacza to, że możesz mieć adresy e-mail z adresami bardziej unikalnymi niż [email protected]. Zamiast tego możesz odbierać i wysyłać pocztę jako [email protected].

Teraz poczta elektroniczna dla klientów indywidualnych pozwala również odbierać i wysyłać pocztę ze spersonalizowanej domeny. Różnica polega na tym, że aby to zrobić (szczególnie do wysłania), potrzebujesz innego serwera poczty e-mail, który obsługuje tę domenę. G Suite obsługuje hosting domeny, co znacznie zmniejsza komplikacje.

Całkowicie polegam na Kalendarzu Google, aby zarządzać wszystkimi moimi projektami i terminami. Piszę teraz ten artykuł w Dokumentach Google (chociaż używam też Worda - zależy to głównie od tego, co najlepiej sprawdza się u moich klientów). Korzystam z Hangouts do komunikacji z moimi zespołami. Mam terabajty danych z kopią zapasową na Dysku Google.

G Suite zapewnia bardzo łatwą współpracę

G Suite zawiera także Google+, która jest również siecią społecznościową Google. To, co sprawia, że ​​Google+ jest interesujący w kontekście G Suite, to możliwość tworzenia własnej, bezpiecznej korporacyjnej sieci społecznościowej. Podczas gdy Google+ jako konkurencyjny użytkownik Facebooka może nie zyskać znacznej trakcji, korzystanie z funkcji Google+ wewnątrz prywatnej organizacji może okazać się bardzo pomocne.

Nie używam Google+ bardzo dużo, ale korzystam z opcji współpracy w G Suite. Mówiąc krótko, możesz otworzyć arkusz kalkulacyjny lub dokument edytora tekstu i udostępnić go dowolnej liczbie członków zespołu. Każdy może go edytować, a zmiany pojawiają się podczas pisania.

Moje zespoły często używają tego na spotkaniach telefonicznych, niekiedy otwierając jednocześnie dwa lub trzy dokumenty i wyświetlając je na ekranie. Członkowie zespołu mogą dodawać własne notatki, edytować komórki arkusza kalkulacyjnego lub modyfikować tekst. Często piszę nagłówki bezpośrednio na wezwanie, a następnie wskażę je, a klienci mogą wprowadzać zmiany na żywo. To ogromna oszczędność czasu.

Shawn Breyer prowadzi firmę Breyer Home Buyers z siedzibą w Atlancie, usługę kupna domu. Sprawdź swoją stronę internetową, ponieważ mają interesujący model biznesowy na rynku sprzedaży domów. Shawn powiedział mi: "Jesteśmy w stanie przyspieszyć naszą produkcję dzięki funkcjom G Suite w zespole. Jednocześnie mogę mieć pięć osób pracujących nad tym samym plikiem Arkuszy Google w tym samym czasie".

Teraz, aby być uczciwym, internetowe wersje podstawowych aplikacji Microsoft umożliwiają również doskonałą współpracę, ale to nie zmniejsza mocy współpracy G Suite. G Suite jest o wiele łatwiejsze w konfiguracji, dostępie i uzyskiwaniu dostępu.

Aplikacje Google są również znacznie bardziej powszechne w przypadku współpracy. W setkach (jeśli nie tysiącach) spotkań telefonicznych, w których udostępnialiśmy dokumenty na żywo, myślę, że jedyne, kiedy korzystaliśmy z internetowych aplikacji Office 365, było, gdy klient był Microsoft.

Dysk Google przechowuje wszystkie dokumenty w chmurze

Dysk Google jest bezpośrednim konkurentem dla Dropbox, usługi Microsoft OneDrive, Box i innych podobnych usług.

Podobnie jak w przypadku innych aplikacji G Suite istnieje wersja konsumencka i indywidualna na Dysku Google, a także w G Suite. W przeciwieństwie do innych konsumenckich aplikacji Google użytkownicy muszą płacić za Dysk Google w dowolny sposób - a indywidualna wersja może być droższa niż subskrypcja G Suite.

Najpierw przyjrzyjmy się wersji konsumenckiej. Na dzień dzisiejszy (ceny usług magazynowych znacznie się zmieniają, więc może się to zmienić w momencie, gdy je przeczytasz), konsumenci otrzymają 15 GB wolnego miejsca. Jeśli korzystasz z Gmaila dla klientów, wszystkie wiadomości są przesyłane do tego magazynu, podobnie jak wszystkie pliki z Twoich aplikacji. Google zezwala również na bezpłatne przechowywanie zdjęć, ponieważ wersja konsumencka Dysku Google tworzy kopie zapasowe wielu telefonów z Androidem.

Po 15 GB miejsce (ponownie w wersji Dysku Google innej niż wersja G Suite) ma taką cenę:

• Do 100 GB: 1, 99 USD miesięcznie

• Do 1 TB: 9, 99 USD / miesiąc

• Do 10 TB: 99, 99 USD / miesiąc

• Do 20 TB: 199, 99 USD / miesiąc

• Do 30 TB: 299, 99 USD / miesiąc

Jak widać, dodaje się.

Porównanie tych cen z tymi w Google Apps będzie wymagało trochę wysiłku, ale pracuj ze mną przez minutę. W przypadku G Suite Google ma dwa modele cenowe: alokację na użytkownika i całkowicie nieograniczone miejsce do przechowywania.

Tanie tanie miejsca w G Suite mają miejsce na użytkownika. Plan podstawowy zapewnia 30 GB przestrzeni dyskowej w chmurze (wraz z wszystkimi omówionymi powyżej funkcjami G Suite) za 5 USD miesięcznie. Jeśli wszystko, czego chciałeś, to miejsce na przechowywanie, to wyraźnie korzystniejsza jest wersja konsumencka 1, 99 USD / miesiąc z 100 GB.

To biznesplan, w którym rzeczy zaczynają się interesować. Jeśli na planie biznesowym masz mniej niż pięciu użytkowników, zapłacisz 10 USD miesięcznie za każdego użytkownika i otrzymasz 1 TB pamięci na użytkownika. Jest to zasadniczo ta sama umowa co usługa konsumencka.

Ale kiedy masz pięciu lub więcej użytkowników (na planie Business lub Enterprise), nagle masz nieograniczone miejsce do przechowywania. To jest duże.

Kiedyś wiele firm oferujących przechowywanie danych w chmurze oferowało nieograniczoną przestrzeń dyskową, ale jeden po drugim wycofywały się z tych ofert. Teraz jedyna firma, którą znalazłem oferująca nieograniczoną ilość miejsca w cenie, jaką małe firmy mogą zaabsorbować, to Google.

Mam coś takiego jak 13 TB na moim Dysku Google w chmurze. Miałbym więcej, ale odkąd przerzuciłem się na Dysk Google, prędkość przesyłania Comcast jest tak powolna, że ​​udało mi się zdobyć tylko 13 TB. Mam dużo więcej do zrobienia. Korzystam z Dysku Google jako usługi kopii zapasowej w chmurze, a także przechowuję kopie wszystkich dokumentów na żywo. (Więcej o tym w nieco.)

Gdybym miał spróbować zapisać 13 TB za pomocą modelu ceny konsumenckiej na Dysku Google, płaciłbym prawie dwieście dolarów miesięcznie, a cała ta pamięć byłaby związana tylko z moim kontem. Moja mała firma obejmuje moją żonę, a ona nie będzie mogła z łatwością dzielić tego miejsca.

Z drugiej strony kupiłem subskrypcję dla pięciu użytkowników w abonamencie Google G Suite. Każdy użytkownik kosztuje 10 USD miesięcznie. W związku z tym płacę pięćdziesiąt dolców miesięcznie za nieograniczone miejsce na dane, a nie za dwieście dolarów miesięcznie za przechowywanie z limitem 20 TB.

To trochę dziwne, ponieważ mam tylko dwóch faktycznych użytkowników, ale płacąc 50 USD miesięcznie, ogromne zasoby pamięci masowej Google otwierają się całkowicie. Wiem też, że mogę łatwo dodać do trzech dodatkowych pracowników do projektów bez zwiększania miesięcznych wydatków G Suite.

Oczywiście, jeśli nie potrzebujesz przechowywać ani tworzyć kopii zapasowej terabajtów, możesz nie potrzebować tej usługi. Pamiętaj jednak, że projekty takie jak produkcje wideo 4K bardzo szybko zajmują miejsce do przechowywania. Dla mnie jest to niezbędna część mojej architektury przechowywania.

Moją jedyną obawą (i rozsądną zważywszy historię zabijania produktów Google'a) jest to, że pewnego dnia Google zmieni swoje zasady dotyczące nieograniczonej pamięci masowej, takie jak Amazon. Moim jedynym prawdziwym źródłem nadziei jest to, że zamiast 60 USD rocznie, czyli co Amazon pobiera, Google pobiera opłatę w wysokości co najmniej 50 USD miesięcznie. Ponieważ koszty przechowywania danych zawsze spadają (szczególnie dla Google, który kupuje pamięć w rozmiarach planety), to może wystarczyć, aby program działał.

Wyszukiwanie pełnotekstowe (nawet w obrazach)

Skończę przegląd G Suite z jedną z moich ulubionych funkcji. Teraz, gdy przechowuję większość moich dokumentów i plików w chmurze na Dysku Google, uzyskuję dostęp do legendarnego wyszukiwania moich dokumentów przez Google.

Jest to duże, ponieważ Dysk Google nie polega tylko na wyszukiwaniu tekstu w dokumentach tekstowych. OCR to wszystko, więc nawet jeśli zrobiłeś zdjęcie znaku, a wszystko, co masz w tym pliku, to piksele, Dysk Google go odnajdzie.

Między Gmailem dla całej mojej poczty od 1997 r. I Dyskiem Google (w której znajdują się wszystkie moje dokumenty o ograniczonym dostępie poza rządowym i bez FERPA), mogę przeszukiwać niemal wszystko, co kiedykolwiek napisałem, pobrałem, zeskanowałem lub sfotografowałem - w całym moim dokumenty firmy.

Trzeba o tym pamiętać: Wyszukiwarka Dysku Google G Suite nie narusza praw dostępu. Ponieważ jestem głównym użytkownikiem mojej małej firmy, mam dostęp do wszystkiego w moich plikach. Jednak inni pracownicy lub partnerzy mogą zobaczyć tylko to, co się im otworzyło dzięki znacznym kontrolom dostępu i kontroli G Suite.

Czy masz G Suite?

Podobnie jak przy prawie każdym zakupie, decyzja o potrzebie zakupu zawsze zależy od Twoich unikalnych potrzeb. Mimo to ceny w G Suite są przystępne cenowo niemal w każdym małym przedsiębiorstwie, a korzyści są dość znaczne.

Czy niepokoi mnie, że Google widzi wszystko, co robię? Tak. Do pewnego stopnia. Ale ponieważ prawie wszystkie organizacje, z którymi współpracuję (w tym agencje rządowe) również używają produktów i usług Google, uważam, że Google zobaczy moje rzeczy w ten czy inny sposób. Tak długo, jak Google robi wszystko, aby uchronić się przed naruszeniem - i są w lepszej pozycji, aby to zrobić, niż kiedykolwiek będę - nie jestem zbyt zaniepokojony, że moje dokumenty trafią do Wielkiego indeksu w Niebo.