Dwa razy w ciągu ostatniego miesiąca musiałem zostać ponownie zapoznany z pakietem Microsoft Office, ponieważ firma, z którą pracowałem, wymagała oryginalnego pliku pakietu Office. Oba te doświadczenia sprawiły, że doceniam proste i proste aplikacje Dysku Google.

Tak, istnieją zadania, w których procesor tekstu na Dysku Google, arkusz kalkulacyjny i program prezentacji nie radzą sobie dobrze lub wcale, ale w przypadku 99, 9 procent plików, nad którymi pracuję, Dysk Google dobrze pasuje do tego rachunku. Oto pięć sposobów korzystania z Dysku Google w celu skrócenia czasu pracy.

Skrót klawiaturowy otwiera listę skrótów klawiaturowych

Po kilku dekadach używania komputera moja pojemność pamięci dla skrótów klawiaturowych mogła osiągnąć swój limit. Mimo to nie ma lepszego sposobu na szybszą pracę, niż unikanie myszy na rzecz kombinacji klawiszy dla zwykłych operacji.

Dysk Google oferuje mnóstwo specjalistycznych skrótów klawiszowych, z których większość opisuje Ed Rhee z CNET w poście z kwietnia ubiegłego roku.

Dla nas, z typami zakodowanymi w pamięci, najważniejszy jest ostatni skrót na liście: wpisz znak zapytania (lub Shift + /), aby otworzyć okno z wszystkimi kombinacjami klawiszy Google Drive. (Listę skrótów można również otworzyć, klikając opcję "Skróty klawiszowe" w rozwijanym menu Ustawienia (ikona koła zębatego) w prawym górnym rogu głównego okna).

Zauważ, że w lutym Ed dostarczył listę skrótów klawiaturowych Gmaila, do których można również uzyskać dostęp z głównego okna Gmaila, wpisując znak zapytania.

Tekst e-mail staje się plikiem Dokumentów Google

W poście z zeszłego maja opisałem bezpłatne rozszerzenie Gmaila załączniki do Dysku Google dla przeglądarki Google Chrome, które dodaje opcję "Zapisz na dysku" dla wiadomości z załącznikami.

Niestety, nie można zapisać samej wiadomości na Dysku Google w edytowalnym formacie. (Możesz otworzyć wiadomość i wybrać Plik> Zapisz stronę jako> Dysk Google, ale wynikowy plik HTML lub "Archiwum internetowe" nie może być edytowany jako dokument tekstowy na Dysku Google.)

Bezpłatne rozszerzenie Mail2Drive dla Dysku Google udostępnia unikalny adres e-mail, którego możesz użyć do przekonwertowania tekstu wiadomości na zwykły plik Dokumentów Google.

Po zainstalowaniu rozszerzenia i zalogowaniu się na koncie Dysku Google odwiedź stronę Mail2Drive i kliknij Uruchom aplikację, aby otworzyć ekran powitalny programu. Wybierz "Kliknij tutaj, aby zacząć", aby wygenerować adres e-mail.

Aby uniknąć konieczności kopiowania i wklejania adresu Mail2Text za każdym razem, gdy chciałem przekonwertować wiadomość na plik Dokumentów Google, utworzyłem kontakt Mail2Text w Gmailu. Dzięki temu mogę przesłać dalej wiadomość i zacząć wpisywać "mail2text" w polu Do :, aby wprowadzić adres Mail2Text.

Pierwsze kilka razy przekazywałem wiadomości w ten sposób, wiadomości nigdy nie dotarły na Dysk Google. Musisz usunąć prefiks "Mail2Drive" z adresu w polu Do:, aby wiadomość trafiła do sklepu z Dyskiem Google. Ponadto może być konieczne wyeksportowanie wynikowego pliku do Dokumentów Google, zanim będzie można go edytować.

Innym ograniczeniem korzystania z Mail2Drive jest to, że pliki tworzone przez rozszerzenie są umieszczane w folderach pod główną listą Mojego dysku. Nie możesz podać innej lokalizacji, gdy wyślesz wiadomość na Dysk Google.

Oczywiście możesz uporządkować pliki i foldery, wybierając je i wybierając ikonę folderu, aby otworzyć okno Organizuj Dysk Google.

Ogranicz Dysk Google do synchronizacji do określonych folderów

Funkcja Dysku Google, na której polegam, to możliwość automatycznego udostępniania najnowszych wersji wszystkich moich plików na wszystkich moich komputerach i urządzeniach, bez względu na to, czy aktualnie jestem online. Ten poziom duplikowania plików może jednak szybko spowodować znaczne problemy z dyskami twardymi komputerów.

Aby zaoszczędzić miejsce na określonym komputerze, ogranicz foldery Dysku Google, które są synchronizowane z systemem. Kliknij ikonę Dysk Google na pasku zadań i wybierz Preferencje. Zaznacz "Synchronizuj tylko niektóre foldery z tym komputerem", wybierz foldery, które chcesz zsynchronizować w oknie opcji synchronizacji, i kliknij "Zastosuj zmiany".

Jak wskazuje okno dialogowe Preferencje, pliki, które nie znajdują się w folderze Dysku Google, zawsze będą synchronizowane. Aby wyłączyć wszystkie synchronizacje plików, usuń zaznaczenie opcji "Synchronizuj pliki Dokumentów Google" wyświetlanej pod oknem folderu.

Oszczędzaj pamięć, usuwając niepotrzebne wersje plików

Dysk Google zachowuje wszystkie wersje Twoich plików przez 30 dni lub do 100 wersji. W zależności od rodzaju i rozmiaru przechowywanych plików, wersje mogą zająć dużą część dostępnego miejsca.

Aby uniemożliwić Google Drive usunięcie poprzednich wersji pliku, zaznacz plik i kliknij Więcej> Zarządzaj wersjami. (Zwróć uwagę, że ta opcja nie jest dostępna dla plików, które nie mają wielu wersji). Sprawdź opcję pliku w sekcji "Nie usuwaj automatycznie".

Utwórz pojedyncze archiwum dla wszystkich swoich danych Google

Kilka dodatków obiecuje wykonać kopię zapasową plików na Dysku Google, ale usługa archiwum Google na wynos może spełnić Twoje potrzeby związane z kopią zapasową bez konieczności pobierania i instalowania innego programu.

Powiązane historie

• Lepszy sposób szybkiego podglądu dokumentów na Dysku Google
• Jak zapisać stronę internetową bezpośrednio na Dysku Google
• Pierwsze kroki z Dokumentami Google na iOS

Zacznij od zalogowania się na swoje konto Google i otwarcia strony na wynos. Oprócz plików na Dysku Google możesz archiwizować wszystkie dane w Google+, swoich kręgach, kontaktach, profilu, zdjęciach Picasa, Google Voice i innych usługach Google.

Aby zarchiwizować wszystko, kliknij przycisk Utwórz archiwum na karcie "Wszystkie dane" lub wybierz bardziej selektywny, kliknij "Wybierz usługi" i wybierz te, które chcesz utworzyć, zanim klikniesz Utwórz archiwum.

Przygotowanie archiwum ZIP około 150 MB danych Google zajęło tylko kilka minut, a większość z nich zawierała pliki na Dysku Google. Kliknij przycisk Pobierz, aby rozpocząć pobieranie.

Po zakończeniu pobierania wystarczy rozpakować plik, aby wyświetlić dane w odpowiednim folderze każdej aplikacji. Żałuję tylko, że archiwum nie zawiera mojej historii wyszukiwania i przeglądania. Wtedy mogę wiedzieć tyle samo o sobie, co Google o mnie wie.