Dzięki technologii coraz bardziej powiązanej ze wszystkimi aspektami biznesu, CNET @ Work może pomóc - od prosumentów do małych firm zatrudniających mniej niż pięciu pracowników - zacząć.

Dla Todda Spodka decyzja o wyposażeniu swojej nowojorskiej kancelarii w oprogramowanie Google'a zaspokoiła jedną potrzebę: współpracę.

"Zdecydowaliśmy się na Google, ponieważ znajdowało się ono w czołówce narzędzi opartych na chmurze" - powiedział Spodek, który kieruje Spodek Law Group PC "Mamy trzy biura, więc synchronizacja informacji jest kluczowa, ponieważ pozwala nam robić wszystko zdalnie.

"To naprawdę usprawniony proces i wszystko jest łatwe do zarządzania" - dodał.

G Suite, jako że Google Apps for Work zostało przemianowane w zeszłym roku, zostało stworzone z myślą o Internecie - nic dziwnego, biorąc pod uwagę dziedzictwo Google post-PC. Takie podejście poinformowało o swoich aplikacjach, które działają w chmurze. Oznacza to również, że Twoja firma nie utraci danych ani dokumentów, ponieważ wszystkie zmiany w dokumentach Google są automatycznie zapisywane i tworzone w chmurze Google. Wszystkie Twoje potrzeby zespołu to przeglądarka internetowa na komputerze lub urządzeniu mobilnym z dostępem do Internetu.

Jeśli przeprowadzasz migrację z firmy Microsoft, pamiętaj, że zmiana przepływu pracy z MS Office na Google Apps może zająć trochę czasu. Może również wymagać czasu - i pewnej zachęty - aby przekonać niektórych użytkowników do zaakceptowania struktury folderów w Gmailu w porównaniu do tego, do czego byli przyzwyczajeni w Outlook.

Czy G Suite jest dla wszystkich?

Potrzeby i priorytety nie są jednak jednolite; spójrzmy na niektóre obszary, w których G Suite może nie być odpowiednie dla Twojej małej firmy.

Chociaż Google ograniczył lukę w funkcjonalnościach sprzed lat, dokumenty G Suite i opcje pokazów slajdów są nadal bardziej ograniczone niż w programach Word i PowerPoint firmy Microsoft. Więc jeśli czujesz potrzebę każdej możliwej funkcji na wszelki wypadek, Office to lepszy wybór.

Ponieważ wszystko jest w chmurze w G Suite, Twoi pracownicy zostaną tymczasowo odcięci, jeśli ich połączenie internetowe zostanie przerwane lub nastąpi przerwa w Google.

Google na początku tego roku ogłosiło, że przestanie skanować wiadomości e-mail osób korzystających z bezpłatnego adresu e-mail Gmaila w celu personalizacji. Firma zwolniła konta biznesowe G Suite z personalizacji reklam. Mimo to niektórzy mogą mieć obawy o prywatność dotyczące tego, czy ktoś czyta e-maila. W końcu pytanie to wyjaśnia, jak bardzo jesteś paranoikiem.

Prawdopodobnie dla ciebie

Ale to są drobne problemy. Tymczasem do końca roku firma wprowadza do oferty 10 nowych funkcji. Jeśli jesteś startupem lub małą firmą, przyjrzyjmy się bliżej, dlaczego G Suite może odpowiadać Twoim potrzebom.

Cena £

Cena jest atrakcyjna. G Suite jest oferowany w różnych warstwach i wersjach. Miesięczna subskrypcja na profesjonalne wersje biurowe i biznesowe wynosi od 5 do 10 USD za użytkownika. Natomiast miesięczny koszt wersji biznesowej Microsoft Office 365 waha się od 8, 25 USD do 15 USD na użytkownika dla wersji Premium.

Znajomość

Dzięki kultowemu statusowi marki Google wielu pracowników prawdopodobnie już zna Gmaila, a także inne produkty G Suite - a wszystkie dokumenty, arkusze kalkulacyjne i kalendarze Google mają minimalne krzywe uczenia się. Oznacza to, że nie musisz martwić się szkoleniem pracowników lub inwestowaniem w pracowników wewnętrznych.

Zobacz także: Najlepszy przewodnik po kopii zapasowej Gmaila

Prostota

Pojedynczy login gwarantuje dostęp do całego pakietu aplikacji, a użytkownicy w tych samych grupach roboczych mogą automatycznie udostępniać informacje. To sprawia, że ​​współpraca z plikami cyfrowymi w czasie rzeczywistym jest wygodna dla pracowników - a nawet dla klientów.

Istnieje duża przewaga w zakresie organizacji poczty e-mail: zamiast zatykać dysk twardy komputera za pomocą gigabajtów wiadomości e-mail, możesz z łatwością archiwizować wiadomości w chmurze i nigdy nie musisz się martwić o ich synchronizację z innym urządzeniem.

Zobacz też: Google przysyła inteligentną odpowiedź do Gmaila na Androida i iOS

Wygoda

Bycie w chmurze przekłada się na wygodę. Pracownicy mają dostęp do swoich informacji bez względu na to, skąd pochodzą z dowolnego urządzenia. W przypadku, gdy utkną one gdzieś poza zasięgiem i nie będą w stanie znaleźć połączenia internetowego, nadal będą mogli uzyskać dostęp do swoich dokumentów w trybie offline. Administratorzy mogą także kontrolować dostęp offline przy użyciu zasad urządzenia.

Możliwość współpracy w ogóle jest znacznie łatwiejsza w Google. Eliminuje to konieczność noszenia dysku z kciukiem, aby zsynchronizować komputer biurowy i laptop w przypadku konieczności zdalnej pracy.

Zobacz też: Dokumenty Google: ta duża aktualizacja dodała tylko kilka poważnych nowych funkcji

Zgodność

G Suite upraszcza udostępnianie dokumentów i edytowanie grup. Zamiast omijać dokument programu Word i próbować śledzić zmiany, kilka edytorów może pracować w tym samym pliku Dokumentów Google w tym samym czasie. Niektórzy mogą się sprzeciwiać zmianie popularności Microsoft Office. G Suite umożliwia użytkownikom edytowanie plików pakietu Office bez konieczności posiadania oprogramowania Office. Po wprowadzeniu zmian w pliku, użytkownicy mogą wybrać Plik> Pobierz jako z menu, aby zapisać wszystkie dokumenty edycji z powrotem do formatu Office. Google oferuje również rozszerzenie, które pozwala użytkownikom edytować pliki pakietu Office bez konieczności konwertowania ich do formatu Google.

Zobacz też: Google uruchamia Chrome Enterprise, ma na celu integrację z większą liczbą systemów biznesowych

Bezpieczeństwo

Jeśli Twoja firma opiera się na systemie Android - który, jak pamiętamy, jest najpopularniejszą na świecie platformą telefoniczną - lub na Chromebookach Google, G Suite oferuje płynne powiązanie z tymi systemami sprzętowymi. Jeśli zapewnisz pracownikom telefony z Androidem należące do firmy, G Suite zapewnia narzędzia bezpieczeństwa i administracji, które mogą zdalnie zresetować urządzenie i zablokować je innym osobom w razie kradzieży lub utraty.

Zobacz też: Google dodaje korporacyjne opcje kontroli zabezpieczeń w G Suite

Na pewno jest więcej funkcji w programach Word, Excel, PowerPoint i innych produktach Microsoft. Ale poza tą rzadką okazją, ile razy naprawdę będziesz tęsknił, nie mając już dostępu do tych funkcji? Większość ludzi używa tylko ułamka dźwięków i gwizdków, które Microsoft wrzuca do swoich aplikacji.