Gdy firma dopiero się zaczyna, a jej założyciele muszą niedługo wypełnić luki administracyjne, proste aplikacje internetowe mogą wypełnić pustkę. Aplikacje, które tu przyjrzymy, nie zawsze są dobre dla dużych organizacji; w rzeczywistości kilka z nich jest zaprojektowanych specjalnie dla mniejszych firm, które potrzebują prostych, ale solidnych rozwiązań do typowych potrzeb biznesowych.

Zarządzaj projektami za pomocą Basecamp

Gdy firma zacznie obsługiwać wielu klientów, musi zarządzać logistyką i zapewniać pracownikom to, czego się od nich oczekuje. Właśnie tam pojawia się Basecamp.

Basecamp to nie tylko prosty internetowy koordynator projektów, ale najlepszy w swoim rodzaju w sieci. Po zarejestrowaniu możesz od razu zacząć tworzyć projekty i udostępniać je pracownikom. Witryna oferuje tworzenie listy rzeczy do zrobienia, możliwość udostępniania plików, śledzenie postępu projektu, śledzenie czasu, aby zobaczyć, którzy pracownicy pracowali nad projektem, i wiele więcej. Zasadniczo Basecamp zapewnia pełną kompleksową usługę zarządzania projektem, która pozwala zobaczyć, jak dobrze Twoja firma wykonuje każdy krok na drodze.

Tworzenie i monitorowanie projektów w Basecamp nie może być prostsze. Ale Basecamp nie jest darmowy. Jego wydanie podstawowe kosztuje 24 USD miesięcznie i pozwala użytkownikom tworzyć i śledzić 15 projektów w tym samym czasie i przechowywać do 3 GB danych. Plany idą dalej do 149 dolarów miesięcznie, co pozwala na nieograniczoną liczbę projektów, 50 GB pamięci i śledzenie czasu (inne plany nie oferują śledzenia czasu). Jeśli szukasz czegoś prostego i skutecznego w zarządzaniu swoimi projektami, Basecamp jest wart swojej ceny.

Zabierz wszystkie swoje notatki z Evernote

Zabieranie się do robienia notatek i kategoryzowania ich jest trudne i zbyt czasochłonne. Evernote to świetne narzędzie dla przedsiębiorców, którzy chcą uporządkować wszystkie swoje notatki wizualne i tekstowe.

Evernote jest dostępny w dwóch wersjach - bezpłatnej i premium. Darmowa wersja umożliwia robienie notatek, robienie zdjęć i przechwytywanie stron internetowych za pomocą komputera PC lub Mac. Gdy skończysz, możesz przesłać je na serwer Evernote, który następnie wykonuje prymitywny OCR na twoich obrazach, co ułatwia znalezienie podczas wyszukiwania. Wersja premium, która kosztuje 5 USD miesięcznie, oferuje 500 MB miesięcznej pamięci (darmowa wersja ma tylko 40 MB pamięci), lepsze funkcje zabezpieczeń i możliwość synchronizowania dowolnego typu plików z innymi komputerami lub telefonami komórkowymi.

Evernote działa wyjątkowo dobrze. Używam go do robienia notatek i od czasu do czasu przesyłam audio i zdjęcia, a w ciągu kilku minut dane są kategoryzowane na podstawie zawartych w nich informacji. Na przykład, jeśli wyszukuję "Windows XP" na moim koncie Evernote, natychmiast wyświetli wszystkie pliki tekstowe i klipy audio, które wspominają Windows XP. Ciągle jestem zaskoczony, jak łatwo można znaleźć moje niechlujne notatki.

Dla świata biznesu Evernote jest idealnym narzędziem. Dzięki temu prowadzenie spotkań jest proste, a jeśli chcesz później nagrać połączenia konferencyjne do oceny, możesz użyć Evernote, aby przyspieszyć pamięć. W istocie Evernote jest kolejnym asystentem administracyjnym w biurze. Jedyna różnica polega na tym, że jest bezpłatna, jeśli nie potrzebujesz pełnego wsparcia lub 5 $ miesięcznie, jeśli chcesz korzystać z każdej funkcji. Dla firmy, która chce zapewnić, że wszystko, co robią, jest dobrze zorganizowane, to nic.

FreshBooks do fakturowania

Istnieje wiele usług rozliczeniowych w Internecie i każdy oferuje własną mieszankę użyteczności i możliwości zastosowania w firmie. Ale jeśli szukasz czegoś prostego, co ułatwi monitorowanie cykli rozliczeniowych, FreshBooks to dobre miejsce na rozpoczęcie.

FreshBooks ułatwia zarządzanie klientami, projektami i, co najważniejsze, fakturami. Narzędzie generuje powtarzające się faktury i automatycznie nalicza rachunki klientom. Co więcej, jest to stosunkowo przystępne: nie możesz nic płacić, jeśli potrzebujesz podstawowego fakturowania lub zapłacisz 149 USD miesięcznie, jeśli chcesz, aby więcej pracowników uzyskało dostęp do konta.

Kiedy zacząłem używać FreshBooks, znając wszystkie funkcje, jakie oferuje, spodziewałem się dużych rzeczy z tego narzędzia. I na szczęście byłem zadowolony. Oprócz możliwości importowania i eksportowania plików QuickBooks i CSV, narzędzie automatycznie integruje się z rozwiązaniami do przetwarzania płatności, takimi jak PayPal, a jego projektowanie sprawia, że ​​wykonywanie zadań związanych z fakturowaniem jest szybkie i łatwe. W rzeczywistości odkryłem, że mogę tworzyć faktury i wysyłać je do klientów w znacznie krótszym czasie niż samo tworzenie faktur w Wordzie i wysyłanie ich do klientów w ten sposób.

Gdzie naprawdę świeci FreshBooks w śledzeniu. Jeśli używasz prostego systemu do rozliczeń, prawdopodobnie masz kłopoty z zapamiętywaniem, kiedy i czy otrzymałeś zapłatę. FreshBooks eliminuje ten problem i zapewnia panel menu z opcjami zaległych płatności i historycznymi płatnościami, dzięki czemu wiesz, kiedy pojawią się pieniądze. Jeśli martwisz się wyglądem faktury, możesz dostosować ją w dowolny sposób, a nawet wprowadzić logo Twojej firmy.

FreshBooks to świetne narzędzie do fakturowania, które naprawdę podoba mi się lepiej niż funkcja wbudowana w QuickBooks. FreshBooks jest prosty, przystępny cenowo i, co najważniejsze, przydaje się.

Śledź pracowników za pomocą płyty InOut

Czy chcesz wiedzieć, kiedy twoi pracownicy dostają się do biura? Czy chcesz wiedzieć, kiedy wychodzą w nocy? Jeśli tak, nie szukaj dalej niż wersja online płyty InOut.

InOut Board śledzi status pracownika (bez względu na to, czy jest w biurze), frekwencję, kalendarze, a nawet wiadomości telefoniczne za pomocą bezpłatnego agenta śledzącego opartego na systemie Windows. Narzędzie obejmuje także ogólnofirmową platformę wiadomości błyskawicznych, dzięki czemu pracownicy Twojej firmy mogą rozmawiać ze sobą bez korzystania z usług takich jak AIM lub Google Talk.

Po wdrożeniu, InOut Board pozwoli Ci dodać pracowników do systemu i rozpocząć śledzenie ich statusu. Kiedy pracownicy wchodzą rano do biura, mogą wprowadzić czas przybycia i korzystać z InOut Board, aby stale aktualizować system o tym, co dzieje się w ich dniu. Menedżerowie mogą potajemnie śledzić status pracowników, aby upewnić się, że pracują, a nie robić rzeczy, których nie powinni wykonywać podczas pracy w biurze. Nie kochamy tej funkcji.

InOut Board jest idealnym narzędziem do śledzenia dla małej firmy, ponieważ jest lekki i dostarcza podstawowych informacji wymaganych przez menedżerów. Wersja online jest darmowa przez 30 dni, a jeśli zdecydujesz się jej użyć, będziesz musiał zapłacić 9, 95 USD miesięcznie za 10 licencji użytkownika lub do 349, 95 USD miesięcznie za 2000 licencji użytkownika.

Obecnie do komunikacji z pracownikami

Obecnie, z braku lepszej analogii, Twitter z grupami, dla firm. Uważamy, że jest to najlepszy produkt z serii "praca na Twitterze".

Obecnie zapewnia firmom narzędzia niezbędne do tworzenia własnych mikroblogowych sieci w biurze, a także pozwala menedżerom na rozdzielenie wszystkich użytkowników na grupy. Innymi słowy, firmy mogą umieszczać kierownictwo w jednej grupie, a pracowników niższego szczebla w innych, aby umożliwić dyskusje między członkami bez martwienia się o niepożądanych pracowników.

Po wdrożeniu produktu Presently w biurze pracownicy, którzy się do niego zgłoszą, zostaną automatycznie przeniesieni do wyznaczonych grup. Wszyscy mogą rozmawiać na publicznym forum, zaprzyjaźnić się z innymi pracownikami i cieszyć się doświadczeniem w całej firmie podobnym do Twittera. Podczas testowania tworzenie grup i rozmawianie z innymi osobami było proste, a wdrożenie go nie powinno być prostsze: użytkownicy muszą się zarejestrować, dołączyć do odpowiedniego konta firmowego i są gotowi do pracy.

Ale w przeciwieństwie do Twittera, obecnie nie musi być bezpłatny. Jeśli chcesz jego najprostszy zestaw funkcji, obecnie nie będzie kosztować ani grosza. Jeśli jednak szukasz zaawansowanych funkcji administracyjnych i możliwości instalacji w swojej lokalnej infrastrukturze sieciowej, firma pobiera 1 USD za użytkownika miesięcznie.

Shoeboxed dla wszystkich twoich wpływów

Jednym z najważniejszych aspektów prowadzenia firmy jest śledzenie wpływów, więc możesz być pewny, że w chwili uzyskania podatku będziesz gotowy do składania poprawnych deklaracji. A Shoeboxed pomoże ci to zrobić.

Shoeboxed jest wyjątkowy w tej rundzie, ponieważ wymaga czegoś, czego inni nie robią: akcji offline. Aby skorzystać z usługi, musisz przesłać paragony Shoeboxed lub wizytówki firmie za pośrednictwem poczty elektronicznej. Gdy firma otrzyma twoje rachunki, zeskanuje je na twoje konto i udostępni je online, abyś nie stracił ich. To zgrabny pomysł i taki, którego nie należy przeoczyć, jeśli nie pamiętasz, gdzie umieszczasz każdy rachunek.

Ale robi się lepiej. W ostatnich tygodniach Shoeboxed podpisał umowy z firmami takimi jak Evernote, FreshBooks i inne, które umożliwiają ci połączenie twoich kont i wysyłanie rachunków bezpośrednio do wyżej wymienionych usług. Wysłałem kilka paragonów do FreshBooks za pośrednictwem Shoeboxed i zdałem sobie sprawę, że pod względem księgowym był to idealny sposób na monitorowanie mojej operacji.

Podobnie jak inni, Shoeboxed oferuje darmową wersję, jeśli chcesz mniej funkcji i reklam, ale to nie jest najlepsza opcja. Firma oferuje także wersje lite, classic i business, o cenie odpowiednio 9, 95 USD, 19, 95 USD i 49, 95 USD. Każda oferuje te same funkcje, o których mowa powyżej, ale różni się w zależności od limitu liczby rachunków, które firma będzie skanować. Używam wersji 19, 95 USD, ponieważ jest to najbardziej przydatne dla mnie. Jeśli masz dużą firmę, możesz rozważyć skorzystanie z wersji 49, 95 USD.