Sześć sposobów na szybszą pracę w MS Outlook

Organizacje duże i małe polegają na dokumentach Word, arkuszach kalkulacyjnych Excel i prezentacjach PowerPoint, aby wykonać zadanie. W pewnym sensie Outlook jest kiepskim kuzynem trzech wysokoprofilowych aplikacji Office. Ale prawdziwym koniem roboczym we wszechobecnym pakiecie Microsoftu jest nieporządny program do zarządzania pocztą e-mail / kontaktami / zadaniami.

Te sześć wskazówek dla Outlooka 2010, 2007 i 2003 pozwoli ci spędzać mniej czasu na ponownym otwieraniu zarchiwizowanych wiadomości, pobiegać pamięcią o przypomnieniach, przeciągać pliki, wysyłać je jako załączniki, dodawać terminy do modułu sprawdzania pisowni, czyścić miejsce na pasku zadań i ulepszać Twoja lista skrótów klawiszowych do oszczędzania kliknięć dla programu Outlook.

Archiwizuj wiadomości z folderu według harmonogramu

Wiele osób nie musi archiwizować wiadomości e-mail programu Outlook, wybierając zamiast tego usunąć stare wiadomości lub po prostu pozwolić je zgromadzić. Jednak większość organizacji ogranicza wielkość poszczególnych kont programu Outlook, więc możesz otrzymywać powiadomienia od informatyków, aby zarchiwizować część starych wiadomości e-mail.

Archiwizowanie może zapobiec powiększaniu folderu, ale pobieranie zarchiwizowanych wiadomości trwa dłużej niż ponowne otwieranie niearchiwnych wiadomości. Być może będziesz potrzebować łatwego dostępu do wiadomości starszych niż domyślne ustawienie automatycznego archiwizowania programu Outlook na 6 miesięcy. Łatwo jest opóźnić archiwizację programu Outlook lub archiwizację określonych folderów i wiadomości programu.

(Zwróć uwagę, że funkcja czyszczenia programu Outlook 2010 automatycznie usuwa to, co określa jako nadmiarowe wiadomości w wybranych folderach. To nie to samo, co archiwizacja starej wiadomości e-mail.)

Aby włączyć automatyczną archiwizację poczty w określonym folderze, kliknij prawym przyciskiem myszy folder i wybierz Właściwości> Autoarchiwizacja. Domyślnie archiwizator jest uruchamiany co 14 dni i dotyczy wiadomości starszych niż sześć miesięcy. Aby zmienić ustawienia domyślne, wybierz przycisk Domyślne ustawienia archiwum, aby otworzyć okno dialogowe Autoarchiwizacji. Tutaj możesz zmienić częstotliwość archiwizowania, długość czasu, przez który wiadomości pozostają w archiwum, oraz lokalizację pliku archive.pst.

Aby dostosować ustawienia archiwum pojedynczego folderu, kliknij go prawym przyciskiem myszy, wybierz Właściwości> Autoarchiwizacja, wybierz "Archiwizuj ten folder za pomocą tych ustawień" i dokonaj wyborów. Aby zapobiec archiwizacji pojedynczej wiadomości, otwórz ją i kliknij opcję Plik> Informacje> Właściwości w programach Outlook 2010 i 2007 lub Plik> Właściwości w programie Outlook 2003. Zaznacz opcję "Nie dokonuj automatycznego zapisywania tego elementu".

Spraw, by przypomnienia były bardziej pouczające

Program Outlook pozwala przypisać określone wiadomości do kategorii oznaczonej kolorami lub oznaczyć je flagą kontrolną. Nawet przy tych wizualnych sygnałach możesz potrzebować pomocy w zapamiętywaniu znaczenia wiadomości. Aby dodać opis, który pojawi się obok flagi podczas otwierania wiadomości, wybierz Kontynuacja> Niestandardowy i wprowadź słowo lub frazę objaśnienia.

Aby dodać przypomnienie, które pojawi się również w Twoich zadaniach i kalendarzu, kliknij prawym przyciskiem myszy wiadomość i wybierz Kontynuacja> Dodaj przypomnienie. W polu "Zgłoś do" dodaj opis działania uzupełniającego. Ten tekst pojawi się u góry wiadomości wraz z innymi informacjami o przypomnieniu.

Szybki sposób wysyłania załącznika do pliku

Typowym sposobem dołączania pliku do wiadomości e-mail jest otwarcie nowej wiadomości, wybranie ikony spinacza i przejście do pliku w wyświetlonym oknie folderów. Jeśli jesteś w Eksploratorze Windows lub w dowolnym oknie folderu, możesz kliknąć plik prawym przyciskiem myszy i wybrać Wyślij do> Adresat poczty, który otworzy nową wiadomość w domyślnym programie do obsługi poczty e-mail.

Możesz zaoszczędzić jeszcze więcej czasu, przeciągając plik bezpośrednio do skrzynki odbiorczej programu Outlook, co również otwiera nową wiadomość z automatycznie dołączonym plikiem.

Dostosuj moduł sprawdzania pisowni programu Outlook

Błędy w pisowni są wręcz nieprofesjonalne, co sprawia, że funkcja sprawdzania pisowni programu Outlook jest niezbędna dla większości ludzi. Żaden słownik sprawdzania pisowni nie zawiera wszystkich słów, które prawdopodobnie będziesz regularnie używać w swoich korespondencjach. Możesz poprawić dokładność pisowni programu Outlook, dodając często używane nazwy i terminy. W programach Outlook 2010 i 2007 wybierz opcję Plik> Opcje> Poczta> Pisownia i autokorekta> Słowniki niestandardowe> Edytuj listę słów. Dodaj nowe warunki po jednym na raz i kliknij dwa razy OK.

W programie Outlook 2003 kliknij Narzędzia> Opcje> Pisownia i wybierz przycisk Edytuj w obszarze "Edytuj słownik niestandardowy". Kliknij ostrzeżenie, jeśli to konieczne, dodaj nowe warunki do pliku Custom.dic, kliknij Plik> Zapisz, a następnie Plik> Zakończ. (OK, ta wskazówka może nie zaoszczędzić ci dużo czasu, ale może sprawić, że będziesz wyglądać lepiej.)

Firma Microsoft dostarcza więcej informacji na temat niestandardowych słowników w programie Outlook i innych aplikacjach pakietu Office 2010 w witrynie pomocy technicznej pakietu Office.

Zminimalizuj Outlooka w obszarze powiadomień

W połowie dnia roboczego pasek zadań może stać się dość ciasny dzięki zminimalizowanym aplikacjom, nawet jeśli wybierzesz opcję grupowania wielu otwartych okien według programu. (Aby ustawić tę opcję, kliknij prawym przyciskiem myszy pasek zadań, wybierz Właściwości> Pasek zadań i wybierz "Zawsze łącz, ukrywaj etykiety" w menu rozwijanym obok "Przycisków paska zadań").

Możesz usunąć program Outlook z miksu paska zadań, umieszczając ikonę zminimalizowania tylko w obszarze powiadomień. Aby to zrobić, kliknij prawym przyciskiem myszy ikonę programu Outlook w obszarze powiadomień i wybierz opcję Ukryj po zminimalizowaniu. Program Outlook będzie odtąd ograniczał się tylko do obszaru powiadomień, a nie do paska zadań.

Szybko przełącz się do innej aplikacji Office

Jeśli masz otwartą jedną aplikację Office, najprawdopodobniej będziesz musiał wykonać jakąś pracę w innej. Możesz otworzyć nowy dokument Word, arkusz kalkulacyjny Excel, prezentację PowerPoint lub inny typ pliku z poziomu Outlooka, naciskając Ctrl + Shift + H. Ten skrót klawiaturowy otwiera okno dialogowe Nowy dokument Microsoft Office. Po prostu wybierz żądany typ pliku i kliknij OK.

Witryna Microsoft Office zawiera dziesiątki skrótów klawiaturowych dla programów Outlook 2010, Outlook 2007 i Outlook 2003. Oto skróty do wiadomości e-mail:

Przejdź do skrzynki odbiorczej: Ctrl + Shift + I

Przełącz na skrzynkę nadawczą: Ctrl + Shift + O

Wybierz konto, aby wysłać wiadomość z: Ctrl + Tab (fokus na Do linii), a następnie przejdź do przycisku Konta

Wyślij: Alt + S

Odpowiedz na wiadomość: Ctrl + R

Odpowiedz wszystkim na wiadomość: Ctrl + Shift + R

Oznacz wiadomość jako niepotrzebną: Ctrl + Alt + J

Wyświetl zablokowaną zawartość zewnętrzną (w wiadomości): Ctrl + Shift + I

Prześlij do folderu: Ctrl + Shift + S

Sprawdź nową pocztę: Ctrl + M lub F9

Przejdź do następnej wiadomości: strzałka w górę

Przejdź do poprzedniej wiadomości: strzałka w dół