Niewiele zasobów biznesowych jest równie cennych jak lista kontaktów. Nic dziwnego, że firmy takie jak Twitter i sprzedawca aplikacji na iPada Path próbują dostać się w kontakt z klientami - bez lub za ich wyraźną zgodą.

Powiązane historie

• Scal swoje kontakty z Gmaila i iPhone'a
• Synchronizuj kontakty i kalendarze między Outlookiem, Gmailem i iPhonem
• Synchronizuj kontakty między Thunderbird, Google
• Synchronizuj kontakty Gmail i Outlook automatycznie
• Narzędzie łączy duplikaty kontaktów programu Outlook

Kontakty są jak króliki: mają tendencję do rozmnażania się, gdy się spotykają.

W ubiegłym roku moja lista kontaktów Gmail wzrosła o 50 procent, nie wspominając o wielu aktualizacjach i zmianach w istniejących pozycjach. Programy synchronizacji kontaktów obiecują, że informacje w wielu książkach adresowych będą aktualne, ale programy, które wypróbowałem, tworzą tyle duplikatów, że stanowią więcej problemów, niż są warte.

Możesz zaoszczędzić czas na dłuższą metę, wykonując ręczne poprawki na jednej głównej liście kontaktów, a następnie wyeksportować aktualną książkę adresową na inne urządzenia. Zacznij od czyszczenia kontaktów w Gmailu lub Outlook przed zaimportowaniem listy do iPada, iPhone'a lub książki adresowej online.

Usuń duplikaty, odśwież nieaktualne kontakty w Gmailu i Outlook

Witryna pomocy technicznej Microsoft Office opisuje opcje obsługi duplikatów rekordów podczas importowania list kontaktów do programu Outlook. Gdy duplikaty znajdują się na liście, musisz je usunąć ręcznie, sortując je według nazwy, adresu e-mail lub innego pola, naciskając klawisz Ctrl - wybierając duplikaty i naciskając klawisz Delete.

Gmail automatyzuje usuwanie kontaktów po duplikacie. Kliknij Więcej w oknie Kontakty i wybierz Znajdź i scal duplikaty. Pojawi się okno z listą duplikatów. Kliknij przycisk Połącz, aby Gmail łączył dane w duplikatach w pojedyncze wpisy dla każdego imienia i nazwiska lub adresu e-mail. W zależności od liczby i zawartości kontaktów, utworzone rekordy mogą powtarzać te same informacje w wielu polach.

Po uruchomieniu narzędzia do usuwania duplikatów Gmaila moja lista kontaktów została przecięta w połowie do 625 wpisów. Usunięcie pozostałych duplikatów i usunięcie osieroconych wpisów zajęło około pół godziny. Lista obejmowała następnie około 600 adresów. Spędziłem kolejne 30 minut, aktualizując informacje o nowych i zmienionych numerach telefonów i adresach z mojego iPhone'a, gdzie większość zmian jest rejestrowana jako pierwsza.

Na koniec kliknij Więcej> Eksportuj, wybierz grupę, którą chcesz wyeksportować z listy rozwijanej u góry okna, wybierz jeden z trzech formatów eksportu (Google, Outlook lub VCard dla książek adresowych Apple i innych aplikacji), i kliknij Eksportuj.

Jak wspomniałem powyżej, program Outlook nie ma automatycznego sposobu usuwania duplikatów, chociaż dodatki, takie jak bezpłatny program Outlook Duplicate Items Remover, obiecują wykonanie tej pracy. (Pisałem o ODIR w poście z czerwca 2008 r.)

Prawdopodobnie poświęcisz więcej czasu i wysiłku na pobieranie i instalowanie dodatków niż po prostu usuwanie duplikatów kontaktów programu Outlook ręcznie przy użyciu metody sortowania i kliknięcia. Następnie zaktualizuj kontakty o nowe wpisy i zmienione informacje z telefonu lub w dowolnym miejscu, w którym zapisujesz nowe numery i adresy, gdy się ich nauczysz.

Aby wyeksportować kontakty programu Outlook, kliknij opcję Plik> Importuj i eksportuj i wykonaj czynności kreatora opisane w witrynie pomocy technicznej firmy Microsoft.

Przenieś swoją nową listę kontaktów na iPhone'a lub iPada za pośrednictwem iTunes

Aby dodać kontakty wyeksportowane z Outlooka lub Gmaila na iPhone'a lub iPada, podłącz urządzenie do komputera PC lub Mac, otwórz iTunes, wybierz urządzenie w lewym okienku i kliknij kartę Informacje. Opcje w sekcji Synchronizuj kontakty książki adresowej umożliwiają synchronizację niektórych lub wszystkich kontaktów z Google lub Yahoo. W obszarze Zaawansowane u dołu ekranu znajduje się opcja zamiany kontaktów na urządzeniu na listę z komputera.

Zastąpienie kontaktów iPhone / iPad czystą wersją na PC lub Mac pozwala uniknąć duplikatów, które ostatecznie wynikają z synchronizacji różnych list - przynajmniej większości duplikatów. Podczas testowania tej funkcji stwierdziłem, że na iPadzie lub iPhonie zawsze był jeden lub dwa więcej rekordów niż na oryginalnej liście.

Jeśli masz konto iCloud, możesz ustawić iPhone'a lub iPada do synchronizowania kontaktów z tymi usługami za pomocą opcji Ustawienia urządzenia. Wybierz Poczta, kontakty, kalendarze i wybierz Dodaj konto. Wybierz iCloud, wprowadź informacje o koncie i przejdź przez kreator rejestracji. Wybierz usługi, które chcesz aktywować (w tym Kontakty) i naciśnij Zapisz.

Nie udało mi się osiągnąć celu polegającego na posiadaniu identycznych list kontaktów w Gmailu, Outlooku, książce adresowej mojego Maca, moim iPhonie i iPadzie, ale doszedłem całkiem blisko: kiedy skończyłem z trzygodzinnym sprzątaniem, eksportem i importowanie, pięć repozytoriów miało od 597 do 605 wpisów. To są liczby, z którymi mogę żyć.