Firma, w której pracuję, bazuje na szablonach Microsoft Word do tworzenia wszelkiego rodzaju dokumentów, od jednotronicowych liter do raportów o długości kilkuset stron. Szablony pozwalają nam upewnić się, że wszystkie dokumenty, które wysyłamy klientom i partnerom mają podobny wygląd i styl.

Jednym z najczęściej używanych szablonów w naszej kolekcji jest litera wielostronicowa, która pokazuje datę na górze pierwszej strony, tuż pod logo firmy, a także w nagłówku kolejnych stron. Niestety, listy zwykle składają się na kilka dni przed ich wysłaniem, a data wysłania często się zmienia. Ponadto, listy są czasami przesyłane w datach innych niż oficjalna data "wysłana". Dlatego nie możemy dodać pola do liter, które wyświetlają bieżącą datę.

Podczas gdy autorzy zwykle pamiętają o zmianie daty na pierwszej stronie listu, prawie zawsze zapominają wprowadzić tę samą zmianę do daty w nagłówku kolejnych stron. Rozwiązaniem było dodanie pola tekstowego na pierwszej stronie litery, której autorzy używają do wpisania daty wysłania listu, a następnie umieszczenie odsyłacza do pola tekstowego w nagłówku kolejnych stron.

Pola formularza tekstowego ułatwiają powtarzanie tekstu

W rzeczywistości łatwiej jest wprowadzić tekst raz i powtórzyć go w innym miejscu w dokumentach Word 2003 niż w Microsoft Word 2007 i 2010. To dlatego, że Microsoft utrudnił dostęp do przycisku pola formularza tekstowego w nowszych wersjach słowa. Wszystko na imię ergonomia, jestem pewien.

W programie Word 2003 otwórz szablon, do którego chcesz dodać powtarzający się tekst. Upewnij się, że pasek narzędzi Formularze jest widoczny, klikając Widok> Paski narzędzi> Formularze. Następnie umieść kursor w miejscu, w którym ma się pojawić powtarzający się tekst, i wybierz przycisk pola formularza tekstowego na pasku narzędzi Formularze. (To przycisk "ab" po lewej stronie paska narzędzi.)

Pojawi się szare pole z pięcioma małymi kółkami obok siebie. Kliknij pole, aby dodać krótki, opisowy tekst, na przykład "Wprowadź datę wysłania". Kliknij dwukrotnie to pole, aby otworzyć okno dialogowe Opcje pola formularza tekstowego. Osoby korzystające z szablonu wprowadzą tekst, który chcą powtórzyć w polu "Tekst domyślny". Na razie pozostaw to pole puste, ale wprowadź krótki, opisowy ciąg tekstowy w polu Zakładki w lewym dolnym rogu okna dialogowego (bez spacji i interpunkcji). Po zakończeniu kliknij przycisk OK, aby zamknąć okno dialogowe i wrócić do szablonu.

Aby dowolny tekst, który autorzy wpisali w polu tekstowym, pojawił się w innym miejscu dokumentu, dodaj odsyłacz do pola, w którym ma się pojawić powtarzający się tekst. Jak wyjaśniłem powyżej, firma, w której pracuję, potrzebuje daty, którą autorzy wpisali na pierwszej stronie, aby pojawiła się w nagłówku drugiej i wszystkich kolejnych stron dokumentu.

Pierwszym krokiem dodania takiego odsyłacza jest utworzenie podziału sekcji, aby zapobiec wyświetlaniu informacji nagłówka na pierwszej stronie dokumentu. Umieść kursor na końcu pierwszej strony, kliknij Wstaw> Przerwij i wybierz Następna strona w Podział na segmenty. Kliknij dwukrotnie w nagłówku drugiej strony i usuń zaznaczenie opcji Łącze do poprzedniego. Tak jak poprzedni znacznik zniknie.

Następnie kliknij nagłówek, w którym ma się pojawić powtarzający się tekst, i wybierz Wstaw> Odniesienie> Odsyłacz. W oknie dialogowym Odsyłacz wybierz opcję Zakładka w menu rozwijanym Typ referencyjny i wybierz utworzoną zakładkę z listy zakładek wyświetlanej w dolnej części okna.

Kiedy używają szablonu do utworzenia dokumentu, dowolne teksty autorów wpisane w polu formularza tekstowego na pierwszej stronie pojawią się w nagłówku drugiej i kolejnych stron (lub w dowolnym miejscu, w którym umieszcza się odsyłacz). Autorzy po prostu dwukrotnie klikną pole tekstowe, aby otworzyć okno dialogowe Opcje pola formularza tekstowego, wpisz tekst, który chcesz powtórzyć w polu "Tekst domyślny", i kliknij OK.

Po zapisaniu i ponownym otwarciu dokumentu tekst ten pojawi się w polu tekstowym, a także we wszystkich oznaczonych zakładkami lokalizacjach w dokumencie. Aby zobaczyć, jaki tekst wygląda od razu, użyj opcji Podgląd wydruku bez faktycznego drukowania tego pliku.

Powtarzanie tekstu automatycznie jest trudniejsze w programach Word 2007 i 2010

W pełni oczekiwałem, że proces dodawania takich odsyłaczy będzie łatwiejszy w nowszych wersjach programu Word, ale w rzeczywistości wymaga to kilku dodanych kroków w programach Word 2007 i 2010. Najpierw upewnij się, że wstążka dla programistów jest widoczna; jest domyślnie ukryty. Aby go odkryć, kliknij opcję Plik> Opcje> Dostosuj wstążkę i zaznacz opcję Programista w zakładce Główne karty po prawej stronie okna Opcje wyrazów.

Po włączeniu wstążki Developer wybierz ją i wybierz przycisk Legacy Tools w sekcji Controls na wstążce. W wyświetlonym polu rozwijanym wybierz ikonę pola formularza tekstowego po lewej stronie w górnym rzędzie. Od tego momentu kroki dodawania zakładek do pola tekstowego i odsyłaczy są prawie identyczne z tymi opisanymi powyżej dla Word 2003.

Zauważ, że pole tekstowe i odsyłacze wyglądają inaczej w szablonach Word 2007 i 2010 niż w szablonie Word 2003. Tworzysz także podział sekcji w dwóch nowszych wersjach programu Word (aby zapobiec pojawieniu się powtarzającego się tekstu w nagłówku pierwszej strony dokumentu), klikając wstążkę Układ strony, wybierając Przerwy i wybierając opcję Następna strona w obszarze Przerwy sekcji.