Pod koniec zeszłego miesiąca firma Microsoft wdrożyła pakiet aktualizacji pakietu Office dla urządzeń iPad, w tym opcję powitalną eksportu plików w formacie Word, Excel lub PowerPoint do pliku PDF.

Tylko jeden problem: jest bardzo ograniczony. Po pierwsze, trudno to znaleźć. Zamiast dodawać je do menu Plik, jak można się było spodziewać, Microsoft wrzucił tę funkcję do menu Udostępnianie (która sama jest nieokreśloną ikoną, a nie etykietowanym menu).

Jest to mniej tajemnicze, gdy zdajesz sobie sprawę, że masz tylko jedną opcję eksportu do pliku PDF, co przekształca ją w załącznik do wiadomości e-mail. Jeśli chcesz zapisać plik lokalnie lub przesłać go do sklepu w chmurze (w tym do Microsoft's OneDrive), to nieszczęście.

Na szczęście możesz wykorzystać nieoceniony IFTTT, aby dodać nieco większą wszechstronność tej opcji - a mianowicie przekierowanie załączonych plików PDF do wybranej usługi w chmurze. To wciąż nie jest tak proste, jak opcja lokalnego przechowywania, ale zdecydowanie powinno ułatwić życie.

Dla każdego, kto zna już IFTTT, oto ogólny opis procesu:

1. Aktywuj kanał e-mail.
2. Aktywuj kanał dla preferowanej usługi w chmurze: Box, Dropbox, Evernote, Dysk Google itp.
3. Utwórz przepis, który kieruje załączniki wiadomości e-mail do tej usługi.

A oto bardziej szczegółowy samouczek:

Krok pierwszy: Zaloguj się na swoje konto IFTTT (lub utwórz je w razie potrzeby), a następnie aktywuj kanał e-mail. Dzięki temu usługa rozpoznaje wiadomości wysyłane z Twojego konta e-mail - i działa na nich w zależności od tworzonego przepisu. Musisz wyrazić zgodę na weryfikację aktywacji za pośrednictwem poczty e-mail.

Krok drugi: zdecyduj, która usługa w chmurze powinna znajdować się na odbierającym końcu Twoich plików PDF, a następnie aktywuj ten kanał. Musisz wykonać jednorazową autoryzację, aby zezwolić IFTTT na dostęp do Twojego konta w chmurze.

Krok trzeci: kliknij Moje przepisy, a następnie Utwórz przepis, a następnie duży niebieski link "ten". Przewiń w dół do (lub wyszukaj) wiadomość e-mail i kliknij, aby ustawić ją jako wyzwalacz.

Krok czwarty: Kliknij "Wyślij IFTTT oznaczony e-mailem", a następnie wybierz hashtag, który jest łatwy do zapamiętania. Oczywistym wyborem jest #PDFs, ale możesz również uczynić go czymś charakterystycznym dla firmy, takim jak #Widgets. Kliknij Utwórz wyzwalacz, a następnie duży niebieski link "ten".

Krok piąty: odszukaj żądaną usługę w chmurze i kliknij ją. Następnie kliknij "Dodaj plik z adresu URL".

Krok szósty: Przejrzyj pola działań dla tego przepisu. Domyślnie nazwa pliku dla nowo utworzonego pliku PDF będzie taka sama, jak ta, której używasz w temacie wiadomości e-mail - o ile dodasz wspomniany hashtag. Jeśli wysyłasz, powiedzmy, raport sprzedaży, Twój wiersz tematu będzie czytał "Raport sprzedaży #PDF". Przesłany plik PDF zostanie zakończony nazwą pliku "sales report.pdf".

Krok siódmy: na koniec, jeśli chcesz, zmodyfikuj folder docelowy dla plików PDF. Jeśli nie, kliknij Utwórz działanie. Przejrzyj wszystkie szczegóły (być może usuń zaznaczenie opcji "Odbieraj powiadomienia, gdy uruchomiony jest ten przepis", co może być uciążliwe w pośpiechu), a następnie kliknij Utwórz przepis.

Teraz, gdy eksportujesz plik PDF z pakietu Office na iPada, wyślij wiadomość e-mail na adres [email protected] (upewniając się, że pochodzi on z adresu e-mail podanego w kroku 1). Dodaj wybrany hashtag do wiersza tematu, kliknij Wyślij i gotowe. W ciągu minuty plik PDF powinien dotrzeć na twoje konto w chmurze (w wyznaczonym folderze), w którym możesz łatwo uzyskać do niego dostęp i go udostępnić.