Dzięki technologii coraz bardziej powiązanej ze wszystkimi aspektami biznesu, CNET @ Work może pomóc - prosumentom małym firmom zatrudniającym mniej niż pięciu pracowników - zacząć.

Pięć lat temu konsultowałem małą, lokalną spółdzielnię kredytową, która zleciła rozwój swojej strony internetowej profesjonalnej firmie, która rozumiała elementy doskonałego brandingu i merchandisingu. Celem unii kredytowych było "wyrównywanie szans", aby obecność w Internecie mogła konkurować z witrynami dużych banków i instytucji finansowych.

Przyjrzeliśmy się różnym stronom internetowym i firmom marketingowym. Z daleka, najlepszym projektantem strony internetowej i osobą marki był lokalny freelancer pracujący w jego domu. Jego konkurencja: kilka większych firm z siedzibą w Seattle - wszystkie z dobrze wyposażonymi biurami, wyposażonymi w maszyny cappuccino, które podawały klientom kawę na zamówienie. Odwiedziliśmy te firmy, ale miejscowy freelancer nie miał biura, więc dołączył do unii kredytowych.

Jako konsultant, który przede wszystkim liczył się z jakością, doradziłem mojemu klientowi, że niezależny projektant wykonał pracę najwyższej jakości. Jednakże, jeśli chodzi o inne elementy RFP, takie jak zdolność do ciągłego wspierania pracy lub długoterminowa wypłacalność finansowa sprzedawcy, freelancer nie konkurował dobrze. Ostatecznie unii kredytowych zdecydowało się na znacznie droższy kontrakt od jednej z firm w Seattle, które serwowały świetne cappuccino i imponujące centrum biurowe. "Dlaczego chcemy pokładać wiarę w sklepie z jednym jedzeniem, którego nawet nie znamy, w przyszłym roku?" dyrektor generalny mojej firmy klienta złożył skargę.

Lekcja: profesjonalne wrażenie, jakie wywiera fizyczne biuro.

"Wiele firm stwierdza, że ​​po prostu nie mogą dobrze funkcjonować bez spotkania z klientem twarzą w twarz" - mówi Marcus Moufarrige, dyrektor generalny firmy Servcorp, która zapewnia globalne "wirtualne" biura.

Nie należy mylić z rzeczywistością wirtualną, wirtualne biuro, według Servcorp, pozwala małym i średnim firmom korzystać z zalet prestiżowego adresu, numerów telefonów stacjonarnych i wsparcia zespołu bez angażowania się w dedykowaną przestrzeń biurową.

"Możesz mieć siedzibę w Nowym Jorku i prowadzić sprzedaż globalną w wielu lokalizacjach z bardzo" lekkim "" ceglanym "zamkiem, ale nadal potrzebujesz fizycznych biur i personelu pomocniczego biura w tych odległych lokalizacjach, aby zamknąć wielkie oferty."

Innymi słowy, klienci czują się lepiej o prowadzeniu interesów z firmą, która ma atrakcyjną salę konferencyjno-biurową, z profesjonalnym personelem administracyjnym, który zajmuje się rozmowami telefonicznymi, umawianiem spotkań i serwowaniem cappuccino w razie potrzeby.

Małe firmy, które chcą zapewnić sobie dużą globalną obecność dzięki atrakcyjnym biurom i obiektom w miastach na całym świecie, mogą to zrobić bez konieczności zawierania długoterminowych umów na zakup lub dzierżawę budynków, mówi Mourfarrige.

Alternatywą, którą oferuje mu i inne firmy, są biura, obiekty, pomoc techniczna i administracja "na żądanie" w USA i na całym świecie, gdzie firmy płacą tylko za to, czego potrzebują lub używają.

Jak to działa

Załóżmy, że jesteś dostawcą oprogramowania do chmury z siedzibą w Nowym Jorku, z odległymi sprzedawcami z Los Angeles, Chicago, Sydney, Amsterdamu i Tokio. Ci handlowcy są zazwyczaj w drodze; kiedy nie są w drodze, wszyscy mają biura w domu. Jednakże, gdy przychodzi czas, aby sprzedawca dokonał ważnej prezentacji lub zawarł umowę z dużym klientem, powiedzmy, w Los Angeles, sprzedawca może wynająć obiekt biurowy z obsługą administracyjną, salą konferencyjną i najnowszymi technologiami wideo. Imponujące otoczenie biurowe podkreśla siłę i markę firmy i pomaga w uszczelnieniu transakcji.

Więc jeśli jesteś mniejszą firmą bez imponującej obecności na rynku, jakie kroki możesz podjąć, aby wykorzystać cegłę i zaprawę, kiedy trzeba?

Krok 1: Potwierdź wartość biznesową cegły i zaprawy

Wiele firm handlu detalicznego z dumą przyznaje, że nie mają ani nie aspirują do żadnej cegielsko-zaporowej obecności. Jednak w przypadku wielu innych firm - planowania finansowego, rachunkowości, prawa, ubezpieczeń, nieruchomości, oprogramowania komercyjnego, geodezji, architektury i budownictwa oraz opieki zdrowotnej, żeby wymienić tylko kilka - wirtualne biuro może być prawdziwym konkurentem korzyść.

L. Blake Harvey, prezes nowojorskiej firmy zajmującej się public relations, dostrzega wiele korzyści dla obecności biura wirtualnego: "Korzystałem z rozwiązań wirtualnych biur i były one tak ważne, aby pomóc w budowaniu solidniejszego fundamentu dla firmy, " mówi Harvey. "Dzięki temu mogłem z zaufaniem współpracować z klientami i partnerami, wiedząc, że mój dedykowany lokalny numer telefonu był zawsze w użyciu, a moja poczta była profesjonalnie obsługiwana. Dostęp do godzinnej przestrzeni biurowej i sal konferencyjnych dał mi dodatkową korzyść związaną z możliwością konkurować z moimi odpowiednikami w branży za cenę, która miała sens dla mojej firmy, a profesjonalna kadra asystentów i pracowników pięter umożliwiła mi delegowanie odpowiednich zadań, które nieuchronnie zwalniały więcej czasu na budowanie biznesu. "

Krok 2: Jakie usługi należy szukać?

Minimalnie wirtualne biura powinny oferować atrakcyjne otoczenie, w którym handlowcy pracujący w terenie mogą spotykać się z klientami. Te fizyczne obiekty biurowe mogą obejmować biura, sale konferencyjne, toalety, kuchnię - jeśli przyniesie się kawę lub napoje lub przygotuje się ją - oraz strefę recepcyjną, w której personel administracyjny lokalu wita się z klientem. Nazwa firmy. Druga warstwa na wierzchu fizycznych pomieszczeń wspiera technologię. Może to obejmować usługi telefoniczne i szybkie łącza internetowe, wideokonferencje i inne technologie ułatwiające prezentacje produktów i prezentacje.

"Jako firma doradztwa technologicznego, misją firmy Chairseven jest wspieranie naszych klientów poprzez dostarczanie światowej klasy usług doradztwa technologicznego i niezrównane wsparcie klienta" - mówi Jordan Hamad, dyrektor generalny. "Korzystając z wirtualnych biur, możemy zapewnić, że telefon jest zawsze profesjonalnie odbierany i że zawsze mamy niezawodną, ​​profesjonalną i dobrze wyposażoną przestrzeń, w której możemy gościć naszych klientów, co pozwala nam skupić się nie na obsłudze fizycznej przestrzeni, ale to, co robimy najlepiej - rozwiązujemy niektóre z najtrudniejszych wyzwań technologicznych, przed którymi stają nasi klienci. "

Krok 3: Nie zapomnij o towarach

Wirtualny obiekt biurowy musi być ładnie urządzony i wyposażony - a część z nich będzie zależeć od Ciebie. Będziesz chciał przynieść część swojego brandingu (oznakowanie firmy itp.) Do zakładu, aby zidentyfikować go jako część Twojej firmy. Zainwestuj w wysokiej jakości oznakowanie (tj. Nie tylko powiesić prowizoryczny znak) i meble biurowe. Poszukaj profesjonalnej pomocy dekoracyjnej, jeśli jej potrzebujesz.

Krok 4: Dialog z przedstawicielami handlowymi

Jeśli obecnie ściśle używasz biur domowych dla swoich sprzedawców i chcesz włączyć wirtualne biura, twoja siła robocza musi być świadoma, kiedy i jak z nich korzystać. Jeden z możliwych scenariuszy: naucz ich korzystać z wirtualnego obiektu tylko wtedy, gdy trzeba wykonać kluczową prezentację dla klienta. W normalnym, codziennym biznesie nadal pracowaliby głównie w terenie, korzystając z biur w domu. W innych przypadkach bardziej sensownym rozwiązaniem może być uzyskanie przez sprzedawców regularnej wirtualnej powierzchni biurowej.

We wszystkich przypadkach ważne jest, aby informować sprzedawców dokładnie, w jakich okolicznościach chcesz korzystać z wirtualnych nieruchomości. Ważne jest również, aby zaangażować swoich sprzedawców w proces. Poproś ich, aby odwiedzili potencjalną witrynę wirtualnego biura przed zawarciem jakiejkolwiek umowy. Uzyskaj z wyprzedzeniem swoją opinię, czy uważają wirtualne biuro potrzebne w ich lokalizacjach. Wreszcie, ważne jest, aby osobiście przejrzeć te obiekty. "Korzystaliśmy z globalnych biur wirtualnych od wielu lat i zawsze staram się regularnie odwiedzać te biura" - powiedział Mourfarige.

Konkluzja: Przedsiębiorcy i właściciele małych firm mają obecnie niedrogie i elastyczne alternatywy do fizycznej obecności na kluczowych rynkach na całym świecie.

"Sposób, w jaki to widzimy", mówi Emin Tatosian, współzałożyciel Fintech, startupu FastFin, "to to, że jest to biuro oparte na chmurze, elastyczne źródło informacji dla nas. Możemy rozwijać się i kontraktować w miarę potrzeby."