Pakiety biurowe mają długą drogę pod względem zgodności sprzed pięciu i dziesięciu lat. Wcześniej dokument w jednym pakiecie biurowym rzadko otwierał się prawidłowo w aplikacji biurowej konkurenta, lub gdyby był to nieczytelny i nieczytelny. Nawet różne wersje Microsoft Office nie mogły ze sobą poprawnie rozmawiać.

Powoli się to zmieniło i dzisiaj możliwa jest kompatybilność plików między aplikacjami takimi jak Office, iWork, Open Office, a nawet apartamenty online od Google i Zoho, aby wymienić tylko kilka. Jednak proces ten nie oznacza, że ​​nie ma kilku przeszkód. W tym artykule skupimy się na kompatybilności z iWork 08 i Office 2007 (Windows) oraz Office 2008 (Mac), ale możesz skorzystać z tych samych wskazówek i zastosować je do swojego ulubionego pakietu biurowego.

PDF | Strony i słowo | Liczby i Excel | PowerPoint i Keynote

W lewym rogu mamy iWork, pakiet biurowy firmy Apple, zawierający procesor tekstu o nazwie Strony, aplikację arkusza kalkulacyjnego o nazwie Numbers oraz program prezentacyjny o nazwie Keynote. W prawym rogu znajduje się potężna bestia biurowych pakietów Microsoft z Word, Excel i PowerPoint.

Niestety nie można zagwarantować 100% gwarancji, że dokumenty będą wyglądały dokładnie tak samo, podczas gdy dzielą się między dwie aplikacje. Jeśli regularne wymiany dokumentów biznesowych muszą być precyzyjne, stanie się to kłopotliwe i możesz rozważyć standaryzację pakietu iWork, pakietu Microsoft Office lub jednego z pozostałych dostępnych pakietów biurowych.

Mówiąc to, możesz nie mieć nawet wyboru, czy chcesz używać iWork, czy nawet Office dla Mac. Platforma Apple obecnie nie obsługuje funkcji takich jak natywne makra VBA, tabele przestawne ani niestandardowe aplikacje biurowe zaplecza wbudowane w Visual Basic. W takich przypadkach będziesz miał ograniczone możliwości, ale skorzystasz z wersji pakietu Office dla systemu Windows. Jeśli jesteś zaawansowanym użytkownikiem, możesz spróbować ponownie utworzyć makra w iWorku przy użyciu AppleScript, ale jest to proces bezładny i nie ma obecnie możliwości zautomatyzowania lub przetłumaczenia ich inaczej niż ręcznie.

Chociaż istnieją kopalnie zapasowe, o których należy pamiętać, nie oznacza to, że nie można skutecznie udostępniać dokumentów. Oto jak:

W razie wątpliwości użyj pliku PDF

Gdy udostępniasz dokument i nie trzeba go zmieniać przez odbiorcę, najlepszym sposobem udostępniania plików jest przekształcenie ich w plik PDF. To jest powiew zarówno w iWork i Microsoft Office i jest najlepszym sposobem, aby zapewnić zgodność plików na prawie każdym komputerze.

Do PDF dokument w iWork jest podobny w Pages, Numbers i Keynote. Kliknij Plik -> Eksportuj -> PDF. Każda aplikacja ma różne opcje eksportu, ale wszystkie mają format PDF.

Aby sformatować dokument PDF w aplikacji Microsoft Office dla komputerów Mac, takich jak Word, PowerPoint lub Excel, wystarczy kliknąć Plik -> Zapisz jako -> Wybierz PDF z rozwijanych opcji. Wersja systemu Windows nie jest tak przyjazna i będzie wymagać albo Adobe Acrobat, albo czegoś w rodzaju zainstalowanego doPDF, z których oba zainstalują wirtualną drukarkę. Następnie można utworzyć plik PDF, przechodząc do Plik -> Drukuj i wybierając Acrobat lub podobną drukarkę, a plik zostanie wyeksportowany.

Problem z dokumentami PDF polega na tym, że chociaż mogą ujednolicić wygląd dokumentu, nie ma możliwości współpracy i zmiany dokumentów.

Zgodność plików

Jeśli zamierzasz udostępniać i współpracować przy użyciu iWork 08 i Microsoft Office 2007 (Windows) lub Mac Office 08, ważne jest, aby wiedzieć, jak te dwa programy współpracują ze sobą. Podczas importowania domyślnych plików Microsoft Office 2007 i Mac Office 08 (otwarte formaty plików XML z rozszerzeniami, takimi jak .pptx, docx i .xlsx), wówczas iWork zaimportuje pliki i zgłosi wszelkie niezgodności automatycznie. Jednak iWork nie może zapisywać ani eksportować dokumentów z powrotem do tego formatu Open XML, może jedynie eksportować z powrotem do poprzednich formatów Office, takich jak .doc, .ppt i .xls.

Domyślnie Microsoft Office nie może odczytać plików iWork 08, musisz najpierw wyeksportować je do pliku .doc, .ppt i .xls, zanim spróbujesz udostępnić te dokumenty. Można to zrobić w Pages, Numbers i Keynote, klikając File -> Export -> i wybierz odpowiednio Word, PowerPoint lub Excel.

PDF | Strony i słowo | Liczby i Excel | PowerPoint i Keynote

Udostępnianie plików między stronami i słowem

Z reguły, jeśli masz prosty dokument utworzony w Wordzie, pojawi się on w podobny sposób na Stronach. Chociaż wygląd może być taki sam, proces tłumaczenia faktycznie przekształca dokument Word w dokument Strony pod maską. Stwarza to pewne dziwactwo dla dokumentów Worda, które pierwotnie używają Word Art, niektórych stylów czcionek, a czasem także linii.

Aby rozwiązać problemy z odstępami między wierszami, kliknij inspektora tekstu w obszarze Strony i upewnij się, że odstępy są określone w pikselach.

W podobny sposób, podczas eksportowania dokumentów Pages do Microsoft Word nie wszystkie style będą ładnie wyświetlane w programie Word. Jest tak w szczególności w przypadku korzystania z funkcji wykresów, pól tekstowych i kształtów. Jednak nie wszystko to jest zagładą i mrokiem. Większość funkcji będzie działała poprawnie lub jeśli Strony będą miały problemy z interpretacją danych w programie Word, wyświetli monit o ostrzeżenie.

Jedną z największych błędów jest zdolność stron i dokumentów Word do właściwego wyświetlania osadzonych arkuszy kalkulacyjnych i wykresów od siebie nawzajem. W naszych testach próbowaliśmy sporządzić wykres prostych danych i zobaczyliśmy, że arkusze kalkulacyjne wyglądały zupełnie inaczej w każdej aplikacji. Aby uzyskać najlepsze wyniki, należy wziąć zrzut ekranu złożonych wizualizacji danych, aby upewnić się, że wygląda tak samo w obu aplikacjach.

Najlepszą radą do dzielenia się zarówno stronami, jak i dokumentami Word jest używanie standardowego, nieszlachetnego formatowania i używanie minimalnej grafiki i funkcji tworzenia wykresów.

PDF | Strony i słowo | Liczby i Excel | PowerPoint i Keynote

Współpraca między programami Numbers i Excel

Numery i Excel to oba arkusze kalkulacyjne, ale pod nimi znajdują się dwa zupełnie różne silniki. Są, jak mówią w południowo-wschodniej Azji "tak samo, ale, ale inaczej". Excel ma mocniejszy silnik, który może obsługiwać bardziej złożone operacje i integrację z systemami zaplecza sterowanymi przez bazę danych. Liczby są bardziej nastawione na podstawowe obliczenia i liczenie ziaren, ale są celowe (bez kalamburów) w wyświetlaniu i eksportowaniu wykresów i przedstawianiu danych w formie graficznej.

Podczas dzielenia się dokumentami Excela z użytkownikami Numbers, jeden z największych problemów może wystąpić, jeśli spróbujesz zaimportować niektóre funkcje statystyczne i inżynierskie. Nie wpłynie to na większość użytkowników, którzy używają arkuszy kalkulacyjnych do pomiarów księgowych, ale możesz chcieć dokładnie sprawdzić złożone funkcje z odbiorcami, aby upewnić się, że twoje numery są zgodne. Na szczęście problem jest oczywisty po otwarciu Numbers - komórki są podświetlane, gdy nie można wykonać żadnej funkcji z importowanego dokumentu.

Podczas importowania dużych plików Excela i próbowania otwierania ich w Numbers niektórzy użytkownicy napotkali problem, gdy ich Mac nie ma wystarczającej ilości wolnej pamięci. Jeśli tak się stanie, upewnij się, że tylko minimalna liczba aplikacji jest otwarta w tym samym czasie, a jeśli to nie zadziała, być może będziesz musiał zaktualizować pamięć RAM. W przybliżeniu komputer z 512 MB pamięci RAM będzie maksymalnie wynosił około 53 687 komórek w dokumencie programu Excel.

Otwieranie plików chronionych przez funkcje zabezpieczeń programu Excel może dawać dziwne wyniki. Jeśli skoroszyt jest chroniony hasłem, Numbers wyświetli komunikat o błędzie. Komórki zabezpieczone hasłem zaimportowane z programu Excel mogą działać, ale będą puste. Jeśli chcesz łatwo udostępnić dokument, najlepiej wyłączyć tę funkcję przez firmę Microsoft. W tym celu otwórz plik w Excelu i przejdź do Narzędzia -> Ochrona -> i wybierz odblokowany skoroszyt. Tylko oryginalny autor będzie mógł odblokować ochronę hasłem.

Z drugiej strony jest kilka gotcha podczas otwierania dokumentów Numbers Apple w Excelu. Pamiętaj, że nie możesz bezpośrednio otworzyć dokumentu Numbers w Excelu, musisz wyeksportować go jako plik .xls. Podczas otwierania tego pliku .xls w Numbers możesz zauważyć różnicę w sposobie prezentowania danych. Na przykład możesz zobaczyć plik z wieloma arkuszami roboczymi zamiast tabelami na jednym arkuszu, jak widać w Numbers. Rozwiązaniem problemu jest wklejenie danych w jednej tabeli w programie Numbers, a następnie eksportowanie. W ten sposób możesz wyraźnie zobaczyć swoje dane na wielu arkuszach kalkulacyjnych w Excelu.

Podczas procesu eksportowania Numbers automatycznie wyświetli okienko opinii, aby pokazać potencjalne problemy podczas otwierania dokumentu w Excelu. Podczas gdy wiele z nich będzie substytucjami, ważne jest, aby zanotować, co i w jaki sposób Numbers eksportuje dane.

Współdzielenie danych między programami Numbers i Excel oraz zachowanie integralności dokumentu jest najtrudniejsze do wykonania w tym pakiecie biurowym. Zdecydowanie zalecamy najpierw skonfigurować dokumenty w programie Microsoft Excel i pracować z jednym formatem .xls. Spowoduje to zmniejszenie niezgodności danych i elementów wizualnych między dwoma programami.

PDF | Strony i słowo | Liczby i Excel | PowerPoint i Keynote

Udostępnianie prezentacji między PowerPoint i Keynote

Współdzielenie prezentacji i współpraca między tymi dwoma programami jest możliwa pod warunkiem, że będziesz mieć do dyspozycji wymyślne multimedia, przejścia i funkcje automatyczne.

Można tu również wykorzystać dwie szybkie wskazówki, których się już nauczyliśmy. Po pierwsze spróbuj nie używać Word Art w PowerPoint. Keynote spróbuje dopasować czcionkę Word Art, ale jeśli nie będzie dostępna, wstawi element zastępczy, który może sprawić, że prezentacja stanie się amatorska. Po drugie, stwórz dokument podstawowy w programie PowerPoint, jeśli to możliwe. Spowoduje to zmniejszenie niespójności w importowaniu i eksportowaniu, jeśli dokument będzie przechowywany w pliku .ppt.

Jeśli zamierzasz korzystać z wideo w swoich prezentacjach, najlepszą opcją zgodności w obu programach jest Flash. Flash jest podobno zainstalowany na 97 procentach wszystkich komputerów i można go łatwo oglądać w prawie każdej przeglądarce. Jednak najlepszą opcją jest Quicktime, obsługiwana zarówno przez komputery Mac, jak i PC. Flash może być również używany do sterowania dźwiękiem w obu środowiskach, ale okazało się, że domyślne opcje audio działały prawidłowo między dwiema aplikacjami.

Przesunięcia przejściowe oraz tekst lecący i wylatujący wraz z obrazami poruszającymi się w prezentacji mogą wyglądać ładnie, ale nie zawsze są dobrze przeniesione między PowerPoint i Keynote. Jako ogólną zasadę dzielenia się dokumentami powinieneś stworzyć podstawowe przejścia, spróbuj wykluczyć wszelkie zautomatyzowane funkcje i zachować prostotę.

O ile wcześniej stwierdziliśmy, że format PDF jest najbardziej kompatybilnym formatem do eksportowania dokumentów, istnieje kilka dodatkowych opcji prezentacji, które zachowają interaktywność w Keynote lub PowerPoint. Jako platformę interaktywną prezentacje można wyeksportować do Internetu, pliku filmowego, obrazów, Flasha, a nawet iPoda. Po prostu wybierz najlepszą platformę dla swoich docelowych odbiorców.

Możliwe, że natknęliśmy się na niektóre sposoby, w jakie te dwa programy nie działają razem i jak zminimalizować niedokładności danych, ale grają razem dość rozsądnie po wyjęciu z pudełka. Jednak to te małe rzeczy, które nie działają, będą się składać i będą kłopotliwe z dzielenia się dokumentami między iWork i Office, lub przełamią tę krytyczną prezentację. Aby uzyskać najlepsze wyniki kompatybilności, najlepiej użyć metody KISS (zachowaj prostą, głupią) lub po prostu standaryzuj swoje dokumenty w iWork lub Office.

Na marginesie nie bój się korzystać z darmowych alternatyw, takich jak Open Office, które są dostępne w systemach Windows, Mac i Linux lub aplikacjach Google, które wymagają jedynie uruchomienia przeglądarki.