Funkcja drukowania do formatu PDF w systemie OS X jest wygodna w szybkim zachowaniu układu dokumentu w formacie PDF, dzięki czemu można go wyświetlać na większości komputerów i tabletów. Jeśli chcesz wysłać komuś sformatowany dokument zawierający poufne informacje, możesz dodać krok zabezpieczania go hasłem.

Aby to zrobić, możesz użyć formatu kontenera, takiego jak plik ZIP lub obraz zaszyfrowanego dysku (za pomocą programu Disk Utility w systemie OS X); jednak zarządzanie nimi może być nieco uciążliwe zarówno dla nadawcy, jak i odbiorcy.

Alternatywą jest wysłanie pliku PDF w postaci zaszyfrowanego pliku PDF z hasłem, które musi wprowadzić adresat, aby można było odczytać plik PDF.

Nie ma konkretnej opcji drukowania dokumentu do zaszyfrowanego formatu PDF w systemie OS X, ale procedura jest prosta:

1. Skorzystaj z menu PDF w oknie dialogowym drukowania i wybierz "Otwórz PDF w podglądzie".
2. Naciśnij Command-S, aby zapisać plik PDF.
3. W oknie dialogowym zapisywania kliknij pole wyboru "Szyfruj" i podaj hasło do pliku PDF, a następnie zapisz je na pulpicie (lub podobnej lokalizacji).
4. Teraz kliknij przycisk Udostępnianie na pasku narzędzi w podglądzie i wybierz opcję E-mail.

Ta akcja utworzy zaszyfrowany plik PDF i oferuje stosunkowo łatwy sposób dołączenia go do nowej wiadomości e-mail. Jeśli jednak regularnie korzystasz z tej funkcji, możesz chcieć nieco bardziej usprawnionego podejścia.

Na szczęście system OS X obsługuje opcję niestandardowych przepływów pracy wtyczek drukowania, których można użyć do zaszyfrowania pliku PDF bezpośrednio z menu PDF w oknie dialogowym drukowania. Aby to zrobić, otwórz program Automator (w folderze Aplikacje) i wykonaj następujące kroki:

1. Utwórz nowy przepływ pracy.
2. Wybierz "Print Plugin" jako typ przepływu pracy do utworzenia.
3. Zlokalizuj akcję "Zaszyfruj dokumenty PDF" i przeciągnij ją do obszaru roboczego.
4. Kliknij przycisk Opcje dla tej akcji i zaznacz opcję "Pokaż tę akcję, gdy działa przepływ pracy".
5. Zlokalizuj akcję "Nowa wiadomość pocztowa" i przeciągnij ją do przepływu pracy, poniżej akcji szyfrowania (opcjonalnie możesz użyć akcji "Dodaj załączniki do pierwszej wiadomości" lub razem w oddzielnym przepływie pracy).

Zapisz przepływ pracy o nazwie takiej jak "Mail Encrypted PDF" i powinieneś być gotowy. Teraz, kiedy drukujesz dokument, możesz wybrać ten przepływ pracy z menu PDF, a po podaniu hasła do użycia system wygeneruje zabezpieczony dokument PDF w nowej wiadomości e-mail.