Niewiele osób korzysta tylko z jednego komputera. W rzeczywistości większość z nas przeskakuje z maszyny na maszynę w trakcie dnia pracy.

Najlepszym sposobem, aby upewnić się, że masz dostęp do ważnych plików z dowolnej z różnych maszyn w swoim cyfrowym życiu, jest przechowywanie plików w Internecie. Jeśli korzystasz z Dokumentów Google jako internetowego repozytorium plików, te wskazówki pomogą skrócić Twój dzień pracy.

Wyślij spakowaną kopię wszystkich plików Google Docs na dysk twardy

Większość użytkowników komputerów PC tworzy kopie zapasowe ważnych plików, kopiując je na dysk optyczny lub urządzenie pamięci masowej USB lub przesyłając je do usługi przechowywania online. Teraz kopie zapasowe online działają również w drugą stronę.

Aby pobrać wszystkie dokumenty, arkusze kalkulacyjne, prezentacje i inne pliki Dokumentów Google na komputer w jednym skompresowanym pliku, wybierz dowolny plik i kliknij Więcej> Pobierz. Wybierz "Wszystkie elementy" i sprawdź typ pliku lub "Nie pobieraj (pomiń)" w rozwijanych menu dla każdej kategorii plików. Możesz także zmienić wszystkie formaty na MS Office, Open Office lub PDF.

Kompresowanie i pobieranie 300 plików - głównie dokumentów programu Word i arkuszy kalkulacyjnych Excel - zajęło mniej niż minutę - do pliku ZIP o wielkości 68 MB. Jeśli nie chcesz czekać na zakończenie pobierania, kliknij opcję "Wyślij e-mail, gdy wszystko gotowe", aby umożliwić Google wysłanie linku, gdy plik będzie dostępny do pobrania.

Użyj automatycznej korekty Dokumentów Google, aby zapisać pisanie

Edytor tekstu Dokumentów Google sugeruje poprawki dla błędnie napisanych słów: kliknij prawym przyciskiem myszy lub kliknij słowo z wciśniętym klawiszem Command, wybierz "Zawsze popraw" i wybierz poprawną pisownię z sugerowanych terminów.

Możesz także utworzyć skróty do często wprowadzanego tekstu, takie jak imię i nazwisko, tytuł, pracodawca lub inne często powtarzane hasło. Aby to zrobić, kliknij Narzędzia> Preferencje, wprowadź klawisze skrótów w polu Zamień i wybierz tekst w polu Za. Teraz, gdy wpiszesz ten tekst, a następnie spację, pojawi się dłuższa tablica.

Aby uniemożliwić Dokumentom Google automatyczne tworzenie ułamków, elips, symboli praw autorskich i znaków towarowych oraz innych znaków specjalnych, odznacz je do pozycji na liście Preferencje lub kliknij x w prawo, aby usunąć element.

Skróty klawiszowe, szczególnie w Dokumentach Google

Większość z nas pamięta o kilkunastu skrótach klawiszowych, z których korzystamy regularnie. W poście z 2008 roku opisuję, jak utworzyć plik tekstowy zawierający dziesiątki kombinacji klawiszy, więc jedynym skrótem klawiszowym, który musisz zapamiętać, jest ten, który przypiszesz do otwarcia tego pliku.

Aby otworzyć wersję Dokumentów Google tego skróconego skrótu klawiaturowego, naciśnij Ctrl (lub Command na Macu) i / (ukośnik). Możesz też dodać te pięć kombinacji skrótów klawiszowych Dokumentów Google do swojej głównej listy skrótów:

Ctrl-Shift-C : Wyświetl liczbę słów

Ctrl-Shift-Y : Wyświetl definicję wybranego słowa

Ctrl-; (średnik): Przejdź do następnego błędnie napisanego słowa

Alt-Shift-F : Przejdź do paska menu

Ctrl- \ (backslash): Wyczyść formatowanie

Dodatkowa wskazówka: aby zmaksymalizować swój widok w Dokumentach Google, wpisz Ctrl-Shift-F, aby aktywować widok pełnoekranowy. Kliknij Widok> Pełny ekran, aby ukryć elementy sterujące. Naciśnij klawisz Esc, aby wyświetlić elementy sterujące, i Ctrl-Shift-F ponownie, aby powrócić do normalnego widoku.

Udostępnij pliki wszystkim lub tylko zaproszonym

Wszystkie pliki przechowywane w Dokumentach Google są domyślnie prywatne. Aby udostępnić plik, kliknij go prawym przyciskiem myszy i wybierz Udostępnij. Z tego menu możesz wysłać plik jako załącznik do wiadomości e-mail, wysłać wiadomość e-mail do wskazanych współpracowników lub ponownie wybrać Udostępnij, aby otworzyć okno dialogowe "Ustawienia udostępniania".

Kliknij Zmień pod "Kto ma dostęp", aby plik był publiczny (dostępny dla każdego w sieci) lub dostępny dla każdego, kto ma link do pliku. Te dwie opcje nie wymagają logowania i możesz określić, czy przeglądający mogą edytować plik.

Możesz również zachować plik jako prywatny, ale udostępnić go tylko wybranym osobom. To ustawienie wymaga, aby współpracownicy logowali się, aby uzyskać dostęp do pliku. Kliknij pole tekstowe "Dodaj osoby" i wprowadź adres e-mail lub wybierz pozycje z listy kontaktów.

Domyślnie osoby, którym udostępniasz pliki, mogą również edytować plik. Kliknij "Możesz edytować" po prawej stronie, aby ograniczyć ich do komentowania lub przeglądania tylko tego dokumentu. Możesz również wkleić treść pliku do wiadomości i wysłać kopię.