Łatwiej niż kiedykolwiek, aby kopie najważniejszych dokumentów, dokumentów, zdjęć, filmów i innych danych osobistych były czytelne / widoczne / odtwarzane długo po tym, jak sprzęt i oprogramowanie użyte do utworzenia plików ugryzły kurz.

Cztery klucze do bezpiecznej archiwizacji danych to wybór formatów plików, które nie staną się przestarzałe, użycie nośników pamięci, które nie ulegną pogorszeniu lub staną się niedostępne, rozłożenie wielu kopii na części i regularne sprawdzanie zarchiwizowanych danych, aby zapewnić ich czytelność.

Nie utknij w przestarzałych formatach danych

Większość plików, które chcesz zarchiwizować, jest prawdopodobnie w zastrzeżonych formatach, takich jak .doc, .xls i .ppt dla programów Word, Excel i PowerPoint. Pomimo wszechobecności oprogramowania i usług, które umożliwiają czytanie i edycję plików pakietu Office bez użycia aplikacji Office do ich tworzenia, formaty te staną się przestarzałe pewnego dnia - być może wcześniej, niż myślisz.

Nawet jeśli archiwizujesz pliki w oryginalnych zastrzeżonych formatach, dobrym pomysłem jest zapisanie kolejnej wersji plików przekonwertowanych do formatu standardowego. Jest to podejście przyjęte przez usługę archiwizacji danych Archivematica o otwartym źródle, która zachowuje oryginalny format pliku, ale także konwertuje pliki do odpowiednich formatów "zachowywania" i "dostępu".

Na przykład, plany ochrony typu MediaMaster firmy Archivematica konwertują pliki tekstowe .doc, .rtf i .wpd na format Open Document Format (ODF) oparty na formacie XML do zachowania oraz plik PDF Adobe do przeglądania. Podobnie system zapisuje pliki obrazów rastrowych .bmp, .jpg, .jp2, .png, .gif, .psd, .tga i .tiff jako nieskompresowane pliki TIFF do zachowania oraz jako pliki JPEG do przeglądania.

System Archivematica wciąż jest w fazie rozwoju, ale można pobrać wersję alfa bezpłatnego oprogramowania do archiwizacji do użytku na urządzeniu wirtualnym, Live USB key lub Live DVD.

Podsumowując, najlepszym sposobem zapewnienia, że ​​zarchiwizowane pliki będą czytelne przy zachowaniu ich oryginalnego formatowania i innych atrybutów, jest zapisanie ich w ich macierzystym formacie i co najmniej w jednym innym ogólnym otwartym formacie. Pozwala to otwierać, przeglądać i edytować pliki w programie używanym do ich tworzenia, jeśli są one dostępne, i uzyskać dostęp do danych w bardziej podstawowej formie, jeśli zastrzeżone oprogramowanie nie jest dostępne.

Znajdź nośnik pamięci z nogami

Jeśli zastanawiasz się, jak długo będą trwać dane na płytach CD i DVD, nie jesteś sam. Nawet eksperci nie mogą zgodzić się na oczekiwaną trwałość nośników optycznych - i to samo dotyczy taśm magnetycznych i dysków. (X Lab oferuje szczegółowe omówienie długowieczności nośników optycznych, w tym krótki opis norm ISO dotyczących testowania nośników optycznych).

Ogólny konsensus jest taki, że płyty CD-R powinny trwać od 30 do 50 lat, DVD-R mniej, a płyty CD-RW i DVD-RW jeszcze mniej. Podobnie można się spodziewać, że taśmy i dyski twarde będą odczytywane przez 10 do 30 lat, podczas gdy dyski przenośne, napędy pamięci USB i inne półprzewodnikowe urządzenia pamięci masowej mogą przetrwać połowę tego czasu.

Ale to tylko liczby. Kto chce zaufać swoim ważnym danym do prawdopodobieństwa? Fakty są takie, że dowolny nośnik pamięci może się nie powieść w dowolnym momencie. Dlatego powinieneś archiwizować dane na więcej niż jednym nośniku i regularnie sprawdzać archiwa w poszukiwaniu błędów (więcej na temat poniższych punktów).

Dwie z moich ulubionych opcji przechowywania archiwów to najstarsze i najnowsze: papierowe i online. Drukowanie archiwów nie jest przyjazne dla środowiska, ale trudno jest przekroczyć oczekiwany okres przechowywania prawidłowo zapisanych dokumentów papierowych. Oczywiście znalezienie określonych plików w papierowym archiwum może być wyzwaniem, a zapisy papierowe nie są łatwe do przekonwertowania.

Jeśli wyszukiwanie i łatwa dostępność są ważne, to archiwum danych online jest dobrym wyborem. Usługi takie jak SpiderOak i SkyDrive firmy Microsoft ułatwiają przechowywanie kopii ważnych plików w chmurze, skąd można je pobrać z dowolnej przeglądarki. (Opisałem SpiderOak i dwie inne bezpłatne zaszyfrowane usługi pamięci masowej online w poście od czerwca 2009 r.)

Więcej niż jedno archiwum, więcej niż jedno miejsce

Przechowywanie archiwum danych online narusza dwie zasady bezpiecznego przechowywania: nie masz fizycznego dostępu do sprzętu, na którym przechowywane są pliki, i jesteś podatny na kondycję finansową usługi, z której korzystasz. Jeśli usługa jest niedostępna, nie ma gwarancji, że będziesz w stanie odzyskać dane, i musisz zaufać jej zdolności do utrzymywania i tworzenia kopii zapasowych swoich serwerów pamięci masowej.

Kluczem jest unikanie wkładania wszystkich jajek archiwalnych do jednego koszyka. Użyj kombinacji mediów i typów plików podczas archiwizowania ważnych danych, aby zwiększyć szanse, że informacje będą dostępne również w przyszłości. A ponieważ nowe nośniki archiwalne są opracowywane i sprawdzane jako praktyczne, zamień swoje archiwum na jedną z tych form.

Jeszcze jedna bardzo ważna zasada przechowywania archiwów: zawsze przechowuj co najmniej jedną kopię zarchiwizowanych danych w innym miejscu niż dom lub biuro. Jest to jeden z obszarów, w którym przydatna jest pamięć online.

Zaplanuj regularne kontrole archiwów

Przez ostatnie kilka lat spędzałem sporo wolnego czasu, korzystając z darmowego oprogramowania audio Audacity, aby przekonwertować kilka tysięcy piosenek na kilkaset kaset audio na pliki MP3. Niektóre z taśm powstały już w połowie lat 70., ale większość pochodzi z lat 80. i na początku lat 90.

Większość kupionych w sklepie taśm w mojej kolekcji jest obecnie nie do zagrania, ale miałem dużo lepsze szczęście z nagraniami domowej roboty. Tak naprawdę, jedna taśma, którą nagrałem w 1976 roku, spędziłem sporo wczesnego życia w moim starym bugu VW - przez mroźne temperatury i piekielny upał - ale brzmiało zupełnie nowiutko, kiedy zamieniłem jego utwory na cyfrowe (dziękuję, TDK !)

Jeśli chodzi o wasze ważne pliki cyfrowe, nie można ufać szczęściu. Przyzwyczaj się do regularnego otwierania kilku plików w różnych archiwach. Jeśli nie są dostępne, należy wykopać jedną z pozostałych kopii zapasowych i utworzyć inną kopię archiwalną przy użyciu znanych, dobrych wersji plików. W końcu warto wszystko, co warto ocalić, warto ocalić.