Pięć sposobów na uporządkowanie poczty e-mail w Outlook.com

Microsoft opublikował wczoraj podgląd swojej nowej usługi e-mail opartej na przeglądarce Outlook.com. Zamierzona ostatecznie zastąpić coraz bardziej przestarzały Hotmail, bezpłatna usługa przynosi minimalistyczny interfejs użytkownika, media społecznościowe i integrację Skydrive oraz mnóstwo funkcji. Jak już wspomniałem w swoim pierwszym podejściu, jest to świetna alternatywa dla Gmaila i zdecydowanie warto przejść do istniejących użytkowników Hotmail lub Live.com. W rzeczywistości zarejestrowało się już ponad milion użytkowników.

Aby być blisko użytecznej, usługa e-mail powinna oferować wiele sposobów porządkowania wiadomości. Na szczęście Outlook.com zawiera wszystkie podstawowe informacje i nie tylko. Poniżej omówię pięć sposobów zarządzania wiadomościami i utrzymywania porządku w skrzynce odbiorczej.

1. Natychmiastowe działania

Po wskazaniu myszą wiadomości e-mail pomiędzy trzema nazwami a polem tematu pojawią się trzy szare ikony. Te elementy sterujące "Natychmiastowa akcja" pozwalają ci usunąć wiadomość, oznaczyć ją jako nieprzeczytaną lub oznaczyć ją do sprawdzenia (ta ostatnia akcja przenosi ją na górę skrzynki odbiorczej). Możesz wykonywać te same czynności za pomocą paska Polecenia u góry ekranu, ale ikony Szybkich akcji pozwalają zaoszczędzić kilka kliknięć. Co więcej, dzięki ukrywaniu ikon do momentu, gdy ich potrzebujesz, Microsoft utrzymuje interfejs w czystości i bez bałaganu. Jeśli chcesz, możesz dodać więcej ikon z menu Ustawienia, w tym przenieść wiadomość do folderu i oznaczać ją jako śmieci. Zwróć jednak uwagę, że możesz zobaczyć tylko trzy ikony naraz.

Przesuwanie nazwy nadawcy pokazuje wyskakujące menu z poleceniami wysyłania wiadomości e-mail do kontaktu, planowania czyszczenia (zobacz ostatni krok), znajdowania wszystkich wiadomości e-mail od nadawcy, przenoszenia tych wiadomości lub usuwania ich całkowicie . Choć oficjalnie menu nie jest funkcją "Natychmiastowa akcja", jest to inny sposób na uporządkowanie wiadomości bez użycia paska Polecenia.

2. Foldery i kategorie szybkiego widoku

Funkcja folderów Outlook.com jest podobna do tej w innych popularnych usługach poczty e-mail. Przenosząc plik do folderu, usuwa go ze skrzynki odbiorczej, tak jak w przypadku pobrania pliku papierowego z biurka i zapisania go w szufladzie. Możesz dodawać wiadomości e-mail do folderu poprzez przeciąganie i upuszczanie lub wybierając wiadomość e-mail i korzystając z menu rozwijanego Przenieś do na pasku Polecenia. Domyślne foldery zawierają wiadomości-śmieci, wysłane i wersje robocze, ale możesz utworzyć tyle folderów, ile chcesz.

Kategorie działają inaczej. Zamiast działać jako oddzielne foldery, kategorie to sposoby klasyfikacji wiadomości według ich zawartości. Więc nawet jeśli przypiszesz wiadomość do kategorii, pozostanie ona w twojej skrzynce odbiorczej. Kliknięcie na kategorię pokazuje tylko wiadomości przypisane do tej kategorii.

Firma Microsoft dodała domyślne kategorie wiadomości z załącznikami i tymi z numerem śledzenia przesyłki. Kiedy te wiadomości zostaną dostarczone, Outlook.com wykryje je i automatycznie oznaczy je odpowiednimi kategoriami. Podobnie jak w przypadku folderów, możesz tworzyć własne kategorie, ale możesz przypisywać kategorie tylko, wybierając wiadomość i korzystając z menu rozwijanego na pasku poleceń. Przeciąganie i upuszczanie nie jest opcją.

3. Reguły i filtry

Podobnie jak w przypadku Gmaila, możesz tworzyć reguły na podstawie nazwy lub adresu nadawcy, pola "Do" lub "DW", pola Temat lub tego, czy wiadomość zawiera załączniki. Następnie możesz powiedzieć programowi Outlook.com, aby automatycznie przenosił je do folderu, oznaczać flagą w skrzynce odbiorczej, przekazywać na nowy adres e-mail, dodawać lub usuwać kategorie albo całkowicie je usuwać. Aby uzyskać dostęp do menu Reguły, kliknij menu Sweep na pasku poleceń i wybierz Zarządzaj regułami.

Możesz zarządzać przychodzącymi wiadomościami przez nadawcę w opcji Bezpieczne i zablokowane nadawcy w menu Ustawienia. Opcje obejmują określenie, którzy nadawcy są "bezpieczni" (aby wiadomości nie były oznaczone jako wiadomości-śmieci), które listy mailingowe są bezpieczne i którzy nadawcy powinni zostać całkowicie zablokowani. E-maile od nadawcy na zablokowanej liście zostaną usunięte.

4. Wiadomości-śmieci

Korzystaj z konta e-mail wystarczająco długo, a spam zacznie napływać. A wkrótce może stać się powodzią. Tak jak powinno, Outlook.com oferuje kilka narzędzi do zarządzania wiadomościami-śmieciami, z których pierwszy dostępny jest z paska Polecenia. Kliknięcie opcji Śmieci pokaże wybory dotyczące oznaczania wiadomości jako wiadomości-śmieci, zgłaszania oszustw związanych z wyłudzaniem informacji lub ostrzegania firmy Microsoft, jeśli podejrzewasz, że konto znajomego zostało zaatakowane przez hakera. Jeśli oznaczysz wiadomość jako śmieć przypadkowo, możesz cofnąć działanie w folderze Spam. Jest to niezbędna funkcja, ponieważ przyszłe wiadomości od tego nadawcy zostaną usunięte.

W menu Ustawienia dostępnych jest więcej narzędzi do zarządzania wiadomościami-śmieciami. Wystarczy kliknąć opcję Filtry i raportowanie, aby ustawić filtry wiadomości-śmieci, zdecydować, czy chcesz zgłosić wiadomości-śmieci do firmy Microsoft, czy zablokować zawartość wszystkich nieznanych nadawców.

5. Wyczyść i zaplanuj porządek

Mimo że nie ma w tym celu żadnej miotły, możesz zamiatać swoją skrzynkę odbiorczą za pomocą menu rozwijanego na pasku Polecenia. Tutaj możesz przenieść wszystkie wiadomości od nadawcy lub usunąć je jako grupę.

W tym samym menu funkcja porządkowania harmonogramu oferuje dodatkowe opcje, takie jak przechowywanie tylko ostatnich wiadomości od nadawcy lub usuwanie elementów starszych niż 3, 10, 30 lub 60 dni. Lub jeśli wolisz, możesz przenieść starsze wiadomości do określonego folderu.

 

Zostaw Swój Komentarz