Założę się, że czeka cię teraz poczta - prawdopodobnie w kilku różnych skrzynkach odbiorczych.

Minęły czasy posiadania tylko dwóch kont e-mail: jednego od szefa do pracy i drugiego od dostawcy Internetu za wszystko. Teraz możesz mieć konto Gmail, Hotmail, Yahoo lub inne bezpłatne konto Webmail - i może dwa, trzy lub więcej takich adresów - oprócz lub w miejscu pracy i kont usługodawcy internetowego.

Możesz uniknąć konieczności otwierania wielu programów lub okien przeglądarki, aby wyświetlić wszystkie wiadomości, przesyłając pocztę między swoimi aktywnymi kontami. W ten sposób masz jedno uniwersalne urządzenie, które jest dostępne z aplikacji pocztowej na komputer, takiej jak Outlook lub Thunderbird i z jednego okna przeglądarki.

Zaletą tej techniki jest możliwość zarządzania całą pocztą w oparciu o zalety każdego systemu pocztowego: zasady, możliwość sortowania i integracja klientów komputerów, takich jak Outlook i Thunderbird, oraz łatwy, prawie powszechny dostęp do poczty internetowej. Pozwala to również filtrować pocztę otrzymywaną na różnych kontach, więc mniej ważne wiadomości - takie jak cotygodniowy newsletter sąsiedztwa i oferty specjalne od ulubionych sprzedawców - są automatycznie przekazywane z skrzynki odbiorczej do folderów do sprawdzenia, gdy masz czas.

Minęły prawie trzy lata, odkąd wyjaśniłem, jak kierować pocztę na konta Gmail i Outlook oraz Thunderbird. Witryna pomocy Gmaila zawiera aktualne instrukcje przekazywania wiadomości Gmail na konta POP i IMAP, a także do importowania poczty z innych kont do Gmaila.

Nawiązywanie połączenia Outlook-Hotmail

Aby wyświetlić swoje konto Hotmail w Outlooku, uruchom Microsoft Outlook Outlook Hotmail Connector, który również dodaje kontakty Hotmail i wpisy kalendarza do ich ekwiwalentów Outlook. Połączenie konta POP lub IMAP z Hotmailem jest prawie tak proste. Po zalogowaniu się na konto Hotmail przejdź na stronę opcji Hotmail, wprowadź adres e-mail i hasło, a następnie kliknij przycisk Dalej.

Usługa Hotmail spróbuje połączyć się z kontem i zaimportować jego dane. Możesz utworzyć nowy folder dla zaimportowanego konta lub przypisać go do istniejącego folderu. Możesz także wybrać jedną z siedmiu kolorowych ikon do użycia w folderze.

Automatycznie nadawaj priorytety przychodzącej poczcie za pomocą reguł i filtrów

Wszystkie główne systemy poczty e-mail umożliwiają przetwarzanie poczty przed dotarciem do skrzynki odbiorczej. W Outlooku odbywa się to poprzez tworzenie reguł, które automatycznie przekazują wiadomości do wybranego folderu, w tym folderu Elementy usunięte. W programie Outlook 2003 kliknij prawym przyciskiem myszy wiadomość, którą chcesz przefiltrować, i wybierz opcję Utwórz regułę, aby otworzyć okno dialogowe Utwórz regułę. Dokonaj wyborów i kliknij OK lub wybierz Opcje zaawansowane, aby otworzyć Kreator reguł.

W programach Outlook 2007 i 2010 przekieruj mniej ważne wiadomości, klikając je prawym przyciskiem myszy, wybierając Reguły i wybierając jedną z czterech opcji: Zawsze przestawiaj wiadomości z, Zawsze przenosuj wiadomości do, Utwórz regułę lub Zarządzaj regułami i alertami. Wybranie jednej z dwóch pierwszych opcji powoduje wybranie folderu lub utworzenie nowego folderu, w którym będą przechowywane wiadomości z określonego konta. Pozostałe dwie opcje otwierają odpowiednio okno dialogowe Utwórz regułę i okno Reguły i alerty.

Więcej informacji na temat tworzenia i używania reguł programu Outlook 2003 do zarządzania pocztą można znaleźć w artykule na stronie Microsoft Office Support. Witryna opisuje także proces tworzenia reguł dla programów Outlook 2007 i Outlook 2010.

Filtruj odebraną pocztę w Thunderbirdzie

Aby utworzyć filtr wiadomości w kliencie poczty e-mail Thunderbird Mozilli, kliknij Narzędzia> Filtry wiadomości i wybierz przycisk Nowy po prawej stronie okna dialogowego Reguły filtrowania. Nadaj filtrowi nazwę, wybierz żądane kryteria filtrowania w rozwijanych menu i kliknij OK.

Wybierz filtr, który właśnie utworzyłeś na liście Filtry wiadomości, i kliknij przycisk Uruchom teraz w prawym dolnym rogu ekranu. Podobnie jak w programie Outlook i innych systemach pocztowych foldery wymienione w lewym okienku programu Thunderbird są pogrubiane, gdy zawierają nieprzeczytane wiadomości. Aby oznaczyć wszystkie wiadomości w folderze jako przeczytane, abyś mógł być natychmiast powiadomiony o nowej wiadomości w tym folderze, zaznacz go i kliknij Wiadomość> Zaznacz> Cały przeczytany (lub naciśnij Ctrl-Shift-C).

Odblokuj swoją skrzynkę pocztową Gmaila za pomocą filtrów

Jestem fanem nowej funkcji Priority in-Box w Gmailu, która próbuje umieścić najważniejsze wiadomości u góry skrzynki odbiorczej. Niestety priorytetyzator Gmaila przenosi niektóre ważne wiadomości na listę "Wszystko inne" i umieszcza kilka mniej aktualnych wiadomości w stosie Priorytetu.

Możesz wyłączyć priorytety algorytmem priorytetu Gmaila, stosując filtry, które przenoszą mniej ważne wiadomości do wybranego folderu. Aby to zrobić, zaznacz jedną z wiadomości, które chcesz przefiltrować, wybierz "Więcej działań" u góry listy wiadomości i wybierz "Filtruj wiadomości, takie jak te". Pojawi się okno dialogowe Utwórz filtr z adresem nadawcy w polu Od i wszystkimi innymi wiadomościami od nadawcy na liście pod oknem dialogowym.

Gmail pozwala precyzyjnie dostroić filtr, określając adres e-mail odbiorcy, tekst tematu, tekst w samej wiadomości, brak tekstu w wiadomości lub załącznik. Po wprowadzeniu kryteriów filtru można przetestować filtr lub kliknąć przycisk Następny krok, aby otworzyć okno dialogowe "Wybierz akcję". Tutaj możesz poinstruować Gmaila, aby automatycznie zarchiwizował wiadomość, zastosować do niej istniejącą lub nową etykietę, oznaczyć ją jako przeczytaną, przesłać dalej, usunąć, oznaczyć jako ważną lub wykonać inne działanie.

Możesz zastosować filtr do wszystkich wiadomości spełniających określone kryteria, zaznaczając opcję "Zastosuj filtr do X konwersacji poniżej". Kliknij Utwórz filtr, aby uruchomić filtr i otworzyć listę utworzonych filtrów Gmail. Po powrocie do skrzynki Gmail, filtr pojawi się po lewej stronie okna razem z innymi etykietami.

Łatwo jest znaleźć nowe dodatki do tych kategorii filtrów, ponieważ etykiety zawierające nieprzeczytane wiadomości są pogrubione. W niektórych przypadkach etykiety mogą zawierać stare, nieprzeczytane wiadomości, których nie chcesz czytać, ale nadal potrzebujesz wizualnej sygnalizacji nowej poczty w tych filtrowanych kategoriach. Aby oznaczyć wszystkie wiadomości w kategorii jako przeczytane, wybierz etykietę w lewym okienku, kliknij "Więcej czynności" w górnej części okna i wybierz "Oznacz wszystkie jako przeczytane". (Jeśli w kategorii jest więcej niż 50 wiadomości, musisz wybrać Starszy i postępować zgodnie z instrukcjami dla każdego kolejnego ekranu pełnego poczty).

Filtrowanie wiadomości w Yahoo Mail i Hotmail

Funkcja filtrowania Yahoo Mail jest podobna do Gmaila: wybierz jedną z wiadomości, które chcesz filtrować, wybierz Działania> Filtruj wiadomości takie jak ta, wybierz opcje filtrowania (Do, Od, wpisz tekst lub brakuje w temacie lub treści wiadomości itp.), wybierz folder, do którego chcesz przekierować wiadomości (lub utwórz nowy folder), i kliknij Zapisz. Niestety filtr nie zostanie automatycznie zastosowany do bieżącej wiadomości lub podobnych wiadomości.

Aby wyświetlić, edytować lub usunąć filtry poczty Yahoo Mail, kliknij Opcje> Więcej opcji i wybierz Filtry w lewym okienku. Wybierz filtr w środkowym panelu, aby zobaczyć jego ustawienia w prawym oknie. Przyciski w górnej części okna pozwalają dodawać, usuwać lub zmieniać kolejność filtrów.

Usługa Hotmail wymaga najpierw utworzenia folderu, do którego chcesz przekierowywać wiadomości, a następnie kliknięcia wiadomości prawym przyciskiem myszy i wybranie opcji "Dla tego nadawcy". W dolnej części menu znajdują się cztery dodatkowe opcje, z których dwie to "Przenieś wszystko z" i "Usuń wszystko z" (pozostałe dwie opcje umożliwiają wysłanie wiadomości lub znalezienie wszystkich wiadomości od nadawcy).

Wybierz folder docelowy dla wiadomości z menu rozwijanego, zaznacz "Przenieś przyszłe elementy" i kliknij "Przenieś wszystko". Podobnie jak w przypadku innych systemów pocztowych, nazwa folderu będzie pogrubiona, gdy zawiera nieprzeczytane wiadomości. Jeśli chcesz ustawić wszystkie istniejące wiadomości w folderze jako przeczytane, wybierz folder, zaznacz pole w lewym górnym rogu, aby zaznaczyć wszystkie wiadomości w folderze, kliknij opcję "Oznacz jako" w górnej części okna, i wybierz Odczyt w rozwijanym menu.

Teraz najważniejsze wiadomości pojawią się w skrzynce odbiorczej dowolnego programu poczty e-mail lub usługi, z której korzystasz i będziesz w stanie stwierdzić na pierwszy rzut oka, kiedy nadejdą wiadomości od nadawców, których uznałeś za mniej ważne.