Nie masz czasu, aby przejrzeć setki ekspertyz, jak powstrzymać zbiegającą się skrzynkę odbiorczą. Właśnie dlatego sortowałem dla ciebie.

Podczas pracy nad kilkoma z tych strategii zwiększania wydajności e-maili, pojawił się temat: Zachowaj krótką informację.

W tym duchu i bez dalszej zwłoki, oto najważniejsze sugestie guru wydajności, aby uniknąć e-mail pochłaniania czasu.

Nie pozwól, aby Twoja skrzynka odbiorcza ustawiła twój harmonogram

Jestem jedną z osób, które odwiedzają jego skrzynkę odbiorczą, zanim wypiję kawę lub rano otworzę gazetę (pamiętacie gazety?). Właśnie dlatego pierwsza wskazówka oferowana przez Audrey Thomasa z OrganisedAudrey.com rzuciła mnie na pętlę. Poczekaj godzinę, zanim zaczniesz sprawdzać pocztę.

Ponieważ wielu z nas komunikuje się z osobami spoza naszej strefy czasowej, taka sugestia będzie trudna do naśladowania. Jednak ostatnia z 10 porad Audrey jest jedną z nich, którą serdecznie popieram (z jedną kwalifikacją): Wyłącz wszystkie powiadomienia e-mail. W końcu kim jest szef, ty lub twoja skrzynka odbiorcza?

Kwalifikacja polega na tym, że możesz skonfigurować alerty dla otrzymywanych wiadomości od osób, które mogą wysłać Ci pilną wiadomość. W takim przypadku możesz utworzyć regułę, która będzie ostrzegać Cię przez wiadomość tekstową, gdy odbierzesz pocztę od tej osoby (wyjaśnię ten proces w przyszłym poście) lub skorzystam z usługi takiej jak AwayFind.

Opisałem, jak używać AwayFind w poście z listopada 2012 roku zatytułowanym "Jak wyciszyć powiadomienia na smartfonach i tabletach" (przewiń na sam dół postu, aby uzyskać informacje o aplikacji). AwayFind kosztuje 5 USD miesięcznie za jedno konto e-mail i 15 USD miesięcznie za maksymalnie 5 kont; zarówno konta osobiste, jak i konta Pro są dostarczane z bezpłatnymi 30-dniowymi próbami.

Reguła pięciu zdań pozwala zaoszczędzić czas i ich czas

Tak jak są ludzie, którzy kochają dźwięk własnego głosu, wielu z nas wierzy, że odbiorcy naszych wiadomości znajdują naszą prozę natchnienia e-mailowego. Bynajmniej. Stephanie Vozza przedsiębiorcy nazywa pięciodsetową regułę e-mailową "ratownikiem produktywności".

Vozza zaleca umieszczenie postscriptu na dole wiadomości, który brzmi "Aby zaoszczędzić czas i moje, ograniczam wszystkie moje odpowiedzi do pięciu lub mniej zdań". W rzeczywistości zasada pięciu zdań nie dotyczy tylko odpowiedzi. Vozza cytuje szeregowego przedsiębiorcę Guya Kawasakiego: "Mniej niż pięć zdań jest często gwałtowne i nieuprzejme, więcej niż pięć zdań traci czas."

Kawasaki uważa, że ​​e-maile powinny odpowiadać na pięć pytań: kim jesteś, czego chcesz, dlaczego pytasz, dlaczego odbiorca powinien zrobić to, o co prosisz, i jaki jest następny krok. Jedynym wyjątkiem od reguły pięciu zdań jest pochwalanie kogoś. Wtedy Kawasaki sugeruje, że "kontynuujesz tak długo, jak chcesz".

TLA mogą być RTS (oszczędzające czas rzeczywisty)

Jednym z najlepszych sposobów na przekazanie wiadomości w krótszym czasie jest hermetyzacja go w temacie za pomocą TLA (trzyliterowe akronimy). Firma Les McKeown "rozdziela" temat wiadomości e-mail w sekcji "Klucz do zwiększenia wydajności poczty e-mail?".

Gdy wystarczy odpowiedź na dwie lub trzy słowa lub po prostu potwierdzenie otrzymania wiadomości, możesz odpowiedzieć bez oryginalnej wiadomości i rozpocząć temat: "Got it, will (eom)", aby wskazać odbiorcę ". t otwórz wiadomość. Oprócz "eom" (koniec wiadomości), McKeown sugeruje kilka innych umów typu TLA: NRR (brak odpowiedzi), T / N (tak / nie ma pytania), RB [T] (odpowiedź ustalonego czasu / daty ), AB [T] (działanie według ustalonego czasu / daty) i PYR (na twoją prośbę), co dla mnie wydaje się zbyt oczywiste, a może nawet trochę snarkowe.

Aby złożyć plik, czy nie?

Wielu ekspertów ds. Wydajności e-mail nalega, aby upewnić się, że Twoja skrzynka odbiorcza jest pusta na koniec każdego dnia roboczego. Przyjmuję podejście odwrotne: moja skrzynka odbiorcza to moje archiwum wiadomości do przeszukiwania. Jednak chętnie doceniam zalety zorganizowanego systemu przechowywania poczty.

Kluczem do takiego systemu jest tworzenie folderów, w których umieszczasz wiadomości w oparciu o różne kryteria. George Kao z Medium.com opracował siedmioklasowy system poczty e-mail, który według niego zawiera wszystkie wiadomości, które prawdopodobnie otrzymasz.

Z punktu widzenia produktywności najważniejsza z siedmiu kategorii Kao jest pierwsza: nie trzeba odpowiadać ani czytać, co dla mnie oznacza "usuń". Pozostałe kategorie to plik z dala, opcjonalna odpowiedź, opcjonalne czytanie, wymagana dzisiejsza odpowiedź, wymagana odpowiedź później i dalsze działania. Kao wskazuje, że niektóre z tych kategorii będą wymagały podkategorii.

Powiązane historie

• Dropbox dostaje rozmowę i kupuje usługę czatową Zulip
• WhatsApp CEO: Nie naruszymy Twojej prywatności na Facebooku
• Usuń stare wiadomości z programu Mail i zarządzaj nimi
• Twitter podobno planuje zabezpieczyć wiadomości przed szpiegowaniem

Jeśli siedem kategorii poczty to zbyt wiele dla ciebie, Susanne Adams Forbes'a zaleca podejście do zarządzania pocztą "smaku trójwymiarowego" eksperta ds. Wydajności Marka Hursta: nieistotny, istotny, ale nie nadający się do zastosowania i umożliwiający podjęcie działań.

W pierwszej kategorii znajdują się spam i wiadomości "odpowiadające wszystkim", które Hurst mówi, że należy je natychmiast usunąć. Poczta w drugiej kategorii powinna być archiwizowana, zgodnie z Hurst. Pozostawia tylko wiadomości, które Hurst określa jako "pracę", które zaleca przeniesienie do folderu "do zrobienia".

Wiele lat temu doświadczony kierownik biura powiedział mi, że kluczem do zarządzania plikami papierowymi jest obsługa każdego pliku kilka razy, jeśli to konieczne, a najlepiej tylko raz. Przeniesienie poczty ze skrzynki odbiorczej do folderu, do którego będziesz mieć dostęp później, doda jeden krok do zarządzania pocztą. Ale jeśli pusta skrzynka odbiorcza jest twoim celem, system Hursta jest tak prosty i bezpośredni, jak to tylko możliwe.

Kolejny artykuł Forbesa opublikowany w tym tygodniu i napisany przez Cathie Ericson oferuje 5 sposobów na przejęcie kontroli nad skrzynką e-mail. Ericson cytuje Marshę Egan z InboxDetox.com, zalecając sprawdzanie poczty e-mail tylko trzy razy dziennie: pierwsza rzecz, rano, po obiedzie i pod koniec dnia pracy. Jeśli to konieczne, Egan mówi, że możesz dodać czeki e-mail z przedpołudnia i po południu.

Egan zaleca również, aby unikać otwierania aplikacji pocztowej, gdy jesteś "w biegu", ponieważ chcesz poczekać, aż będziesz miał czas na reakcję celową. Ponadto ostrzega przed przeglądaniem skrzynki odbiorczej tuż przed snem, ponieważ patrzenie w jasny monitor może zapobiec szybkiemu zasypianiu.

Pomyśl zanim odpowiesz lub w ogóle nie odpowiesz

Kilku ekspertów e-mailowych ostrzega, aby nie odpowiadać na wiadomości od razu, jeśli nie będzie to konieczne. Jak wskazuje George Kao z Medium.com, "odległość tworzy perspektywę".

Weź również pod uwagę, że w przypadku niektórych wiadomości e-mail może nie być najskuteczniejszym medium. Gdy natkniesz się na regułę pięciu zdań, może nadszedł czas, aby odebrać telefon lub, jeśli ta osoba jest w pobliżu, zatrzymać się osobiście, aby dostarczyć wiadomość. I odwrotnie, wiadomość tekstowa może być najlepsza dla krótkich notatek, które trzeba od razu przeczytać lub odpowiedzieć.

Chociaż nie jest to bezpośrednio związane z produktywnością, kolejną wskazówką, powtarzaną przez e-maile, jest zachowanie tonu wiadomości "pozytywnej i przyjaznej". Podobnie jak w przypadku całej komunikacji elektronicznej, ironia i inne próby humoru często wypadają płasko bez odpowiedniej fleksji głosowej lub osobistych gestów i wyrażeń. To kolejny powód, by pomyśleć o odebraniu telefonu lub zatrzymaniu się, aby przekazać wiadomość w ciele.